Wat doet een administratieve assistent?
Een administratieve assistent is verantwoordelijk voor het bieden van algemene kantoorondersteuning aan een groep mensen. Dit type assistent kan op een aantal gebieden werken, waaronder advocatenkantoren, scholen en veel bedrijven. De precieze taken waarvoor de administratieve assistent verantwoordelijk is, variëren afhankelijk van het bedrijf, maar het is gebruikelijk voor een assistent om telefoons te beantwoorden, indienen uit te voeren en vergaderingen te plannen. Verschillende soorten computertaken kunnen ook worden opgenomen en het gebruik van basismachines is gebruikelijk. Verschillende bedrijven hebben verschillende verwachtingen voor mensen in deze functie, dus het is een goed idee om de functiebeschrijving grondig te lezen om te bepalen wat een specifieke administratieve functie met zich meebrengt.
Het werken met telefoons is vaak een groot deel van het werk van een administratieve assistent. In sommige bedrijven kan een administratieve assistent ook verantwoordelijk zijn voor het beantwoorden van e -mails en sociale netwerkberichten. Assistenten communiceren vaak met klanten en zakelijke relaties met behulp van deze methoden om ES uit te voerenSentiale functies voor het bedrijf.
Het gebruik van kantoorapparatuur is een ander groot deel van het werk van een administratieve assistent. Scanners, kopieers en faxmachines worden vaak gebruikt om verschillende functies uit te voeren. Computers worden natuurlijk vaak gebruikt voor virtuele archivering, berichtensamenstelling en vele andere taken. Gegevensinvoer op computers wordt vaak toegewezen aan administratieve assistenten, evenals het onderhoud van geautomatiseerde datumboeken en andere organisatorische materialen. Soms wordt het beheer van kleine hoeveelheden geld en voorbereiding van kleine budgetten ook toegewezen aan assistenten.
Afspraken maken is vaak een taak die is benoemd tot administratieve assistenten. Een assistent kan verantwoordelijk zijn voor het plannen van vergaderingen, ervoor zorgen dat afspraken niet overlappen en potentiële klanten omleiden naar een geschikt lid van het kantoorpersoneel. Vaak is een assistent ook verplicht om e -mail en ander communicatiemateriaal te organiseren. DepperenEindigend op het soort werk dat het kantoor uitvoert, kan een administratieve assistent worden verplicht om te ondertekenen voor pakketten en belangrijke materialen en die materialen naar hun juiste bestemmingen te leiden.
De primaire taak van een assistent is om andere werknemers te helpen, en daarom kan de precieze taken die een assistent wordt gevraagd om per kantoor te vervullen. In een bibliotheek kan een assistent bijvoorbeeld worden gevraagd om streepjescodes toe te passen op boeken, terwijl op een school een assistent kan worden gevraagd om lockercombinaties te helpen uitdelen. In dit beroep is flexibiliteit uiterst nuttig, vooral als iemand tijdelijke capaciteit voor het kantoor werkt. Wat een administratieve assistent vooral doet, is het kantoor een gemakkelijkere plek maken om te werken, en de assistent doet dit door te doen wat hij of zij wordt verteld.