Wat doet een administratieve assistent?
Een administratieve assistent is verantwoordelijk voor het bieden van algemene kantoorondersteuning aan een groep mensen. Dit type assistent kan op verschillende gebieden werken, waaronder advocatenkantoren, scholen en veel bedrijven. De precieze taken waarvoor de administratieve assistent verantwoordelijk is, variëren afhankelijk van het bedrijf, maar het is gebruikelijk dat een assistent telefoons beantwoordt, een aanvraag indient en vergaderingen plant. Verschillende soorten computertaken kunnen ook worden opgenomen, en het gebruik van standaard kantoormachines is gebruikelijk. Verschillende bedrijven hebben verschillende verwachtingen voor mensen in deze functie, dus het is een goed idee om de functiebeschrijving grondig te lezen om te bepalen wat een specifieke administratieve functie inhoudt.
Werken met telefoons is vaak een groot deel van het werk van een administratieve assistent. In sommige bedrijven is een administratieve assistent mogelijk ook verantwoordelijk voor het beantwoorden van e-mails en berichten op sociale netwerken. Assistenten communiceren vaak met klanten en zakelijke relaties met behulp van deze methoden om essentiële functies voor het bedrijf uit te voeren.
Het gebruik van kantoorapparatuur is een ander groot deel van het werk van een administratieve assistent. Scanners, kopieermachines en faxapparaten worden vaak gebruikt om verschillende functies uit te voeren. Computers worden natuurlijk vaak gebruikt voor virtuele archivering, berichtensamenstelling en vele andere taken. Gegevensinvoer op computers wordt gewoonlijk toegewezen aan administratieve assistenten, net als het onderhoud van geautomatiseerde datumboeken en ander organisatiemateriaal. Soms wordt het beheer van kleine hoeveelheden geld en de voorbereiding van kleine budgetten ook toegewezen aan assistenten.
Afspraken maken is vaak een taak die wordt toegewezen aan administratieve assistenten. Een assistent kan verantwoordelijk zijn voor het plannen van vergaderingen, zorgen dat afspraken elkaar niet overlappen en potentiële klanten doorverwijzen naar een geschikt lid van het kantoorpersoneel. Vaak is een assistent ook vereist om post en ander communicatiemateriaal te organiseren. Afhankelijk van het soort werk dat het kantoor uitvoert, kan een administratieve assistent vereist zijn om pakketten en belangrijke materialen te ondertekenen en die materialen naar hun juiste bestemming te leiden.
De primaire taak van een assistent is om andere werknemers te helpen, en daarom kunnen de precieze taken die een assistent kan worden gevraagd per kantoor verschillen. In een bibliotheek kan een assistent bijvoorbeeld worden gevraagd om streepjescodes op boeken toe te passen, terwijl op een school een assistent kan worden gevraagd om te helpen bij het uitdelen van lockercombinaties. In dit beroep is flexibiliteit uiterst nuttig, vooral als iemand tijdelijk voor het kantoor werkt. Wat een administratieve assistent vooral doet, is het kantoor gemakkelijker maken om te werken, en de assistent doet dit door te doen wat hem of haar wordt verteld.