Wat doet een collectiebeheerder?
Een incassobeheerder beheert en stuurt de activiteiten van een staf van verzamelaars, accountants, boekhouders en vertegenwoordigers van de klantenservice en houdt tegelijkertijd toezicht op de incasso- en klantenservice-activiteiten. Hij zorgt ervoor dat de verzamelaars voldoen aan de bedrijfsethiek en overheidsrichtlijnen. De prestaties van het personeel worden door hem gemonitord en geëvalueerd en hij leidt nieuwe medewerkers op in incassoprocedures.
Naast het toezicht op het personeel van de incassoafdeling, houdt de incassobeheerder feedback van klanten bij door de beoordeling van inkomende brieven, e-mails en telefoongesprekken en de analytische gegevens die zijn verzameld via externe rapportagebureaus. Hij identificeert fouten of fouten in incassoprocedures en beveelt oplossingen aan om incasso's op achterstallige accounts te verhogen en tegelijkertijd klanttevredenheid en retentie te waarborgen. Medewerkers worden aangemoedigd om constructieve feedback te geven om hem te helpen bij de implementatie van verbeterde incassotrajecten.
Naast het volgen van collecties en het aansturen van zijn personeel, is de collectiebeheerder verantwoordelijk voor het opstellen van rapporten voor het hoger management. Deze rapporten weerspiegelen klachten en tevredenheid van klanten en bieden een dagelijkse, wekelijkse of maandelijkse analyse van verzamelingsgegevens, samen met doelen en verwachte inkomsten. De rapporten kunnen worden aangevraagd in de vorm van spreadsheets, verhalen of een combinatie van beide. Van de incassobegeleider kan worden geëist dat hij deze rapporten mondeling presenteert en dat hij gedrukte exemplaren voorlegt aan verschillende afdelingsmanagers en sleutelfactoren.
Wanneer een account uitdagingen oplevert die niet adequaat door het incassopersoneel kunnen worden aangepakt, komt de incassobegeleider tussen. Hij kan direct communiceren en onderhandelen met de klant of eenvoudigweg de accountactiviteit controleren en bepalen of deze in aanmerking komt voor een betalingsplan of beter zou kunnen worden uitgegeven als een waardevermindering. Als er een ongewoon hoog bedrag op het spel staat of als de klant een bewezen staat van dienst heeft op het gebied van economisch herstel, kan de incasso-supervisor de hulp of raad van een senior manager vragen.
Uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden zijn vereist om een effectieve incasso-supervisor te zijn, omdat duidelijke interacties tussen personeel, klanten en management noodzakelijk zijn om de operatie winstgevend en succesvol te maken. De supervisor moet ook bedreven zijn in het omgaan met verschillende niveaus van management en personeel om conflicten te identificeren en op te lossen. Communicatie met externe instanties kan ook vereist zijn om speciale problemen of omstandigheden te identificeren.
Naast goed ontwikkelde mensenvaardigheden, moet een collectiebeheerder kennis hebben van basissoftwareprogramma's. Hij kan ook worden verplicht om boekhoud- of incassosoftware te leren die specifiek is voor het bedrijf of de industrie.