Wat doet een nalevingscoördinator?
Een compliance-coördinator werkt samen met een organisatie om deze te helpen aan wettelijke verplichtingen te voldoen. Ook wel compliance-specialisten en consultants genoemd, deze professionals hebben meestal twee tot vijf jaar ervaring in de industrie. Ze zijn bekend met alle relevante voorschriften, inclusief gepland en voorgesteld beleid dat van invloed kan zijn op de activiteiten van hun werkgevers. Sommige industrieën waar een compliance-coördinator zou kunnen werken, kunnen bankieren, gezondheidszorg en onderwijs zijn.
Dit lid van het personeel van een bedrijf fungeert als een contactpersoon tussen het bedrijf en regelgevende instanties of inspecteurs. De compliance-coördinator moet bekend zijn met alle voorschriften die op een bedrijf van toepassing zijn om assistentie te verlenen. Op een bepaalde dag kan het nodig zijn om stagiairs in het bedrijf te ontmoeten, toezichthouders en beheerders die beleid binnen de organisatie bepalen en handhaven. Goede communicatieve vaardigheden zijn belangrijk om ervoor te zorgen dat informatie wordt overgedragen en volledig wordt begrepen.
Binnen het bedrijf kan een compliance-coördinator het bedrijf helpen bij het opstellen van beleid waarmee het op het goede spoor kan blijven. Degenen in functies die onder de wetgeving vallen, moeten mogelijk samenkomen om speciaal onderwijs en training te ontvangen. Dit kan zo eenvoudig zijn als het krijgen van een handleiding met informatie, of het kan enkele dagen van training vereisen om te bevestigen dat het personeelslid klaar is. In een medisch kantoor kan de compliancecoördinator bijvoorbeeld kwesties als privacy bespreken met het secretariaat. Ze kunnen worden gevraagd om documentatie te ondertekenen waaruit blijkt dat ze de aard van de privacyregelgeving begrijpen en bereid zijn deze na te leven.
Regelgevers kunnen een bedrijf periodiek inspecteren op tekenen van naleving, of om documentatie vragen aan de nalevingscoördinator. Documenten zoals werknemershandleidingen, formulieren en kopieën van beleid kunnen worden aangevraagd als onderdeel van een beoordeling van het bedrijf. De compliance-coördinator biedt al deze informatie, beantwoordt vragen en organiseert vergaderingen met medewerkers en beheerders indien nodig. Als problemen aan het licht komen bij een herziening van de regelgeving, moet dit personeelslid een actieplan ontwikkelen om ze aan te pakken en mogelijk samenwerken met ander personeel om dit te implementeren.
Aandacht voor detail is belangrijk voor banen op dit gebied. Nalevingscoördinatoren moeten op de hoogte blijven van de huidige en voorgestelde wetgeving die van invloed kan zijn op hun werkgevers. Velen houden ook verschillende opties bij die ze kunnen gebruiken om aan wettelijke voorschriften te voldoen. Nieuwe softwareproducten en trainingsworkshops kunnen bijvoorbeeld personeel aan het werk houden en kunnen het indienen van vereiste documenten en verklaringen vergemakkelijken. Er zijn ook juridische zorgen voor mensen in deze positie, omdat ze aansprakelijk kunnen zijn als ze slecht advies geven of zich nalatig gedragen terwijl ze worden gebruikt als bron van informatie.