Wat doet een conferentiecoördinator?
Een conferentiecoördinator, ook bekend als een vergadering- en congresplanner, doet alles wat nodig is om de organisatie van en regelingen voor vergaderingen, conferenties en andere speciale evenementen te vergemakkelijken. Ze zijn meestal verantwoordelijk voor de communicatie met alle soorten bedrijven en doelgroepen die iemand nodig hebben om een evenement te organiseren. Het plannen, coördineren en zelfs sturen van de details van conferenties of andere soorten speciale evenementen is een cruciaal onderdeel van deze taak. Budgetten, leverancierscontracten en reisarrangementen kunnen ook de taak van een coördinator van de conferentie zijn. Werkuren voor degenen in deze positie duren meestal meer dan 40 uur per week en kunnen zelfs late nacht- of weekenduren vereisen.
Conferentiecoördinatoren kunnen contact opnemen met sponsororganisaties en deze afstemmen op het beste, meest ontvankelijke publiek. Coördinatoren moeten een basiskennis hebben van de bedrijven of organisaties die de conferenties sponsoren. Een deel van het succes van een congrescoördinator hangt af van zijn of haar vermogen om de indruk te begrijpen dat een bedrijf wenst te communiceren en het te leveren aan degenen die het het beste kunnen ontvangen. Een congrescoördinator kan bijvoorbeeld contact opnemen met een kankeronderzoeksgroep die hun laatste bevindingen met verschillende overlevenden van kanker in een specifieke regio van het land wil aanprijzen. Het samenbrengen van deze twee groepen is een van de belangrijkste taken van een conferentiecoördinator.
Vanwege de voorbereiding die nodig is voor een evenement, werken conferentiecoördinatoren doorgaans onder extreme druk en beperkte tijdsbeperkingen. Dit vereist veel geduld en het vermogen om kalm en professioneel aanwezig te blijven terwijl u onder moeilijke omstandigheden blijft werken. Een conferentiecoördinator moet snel een werkrelatie tot stand brengen met een groot aantal lokale leveranciers en serviceproviders om alle taken te plannen en uit te voeren die nodig zijn om een gunstig resultaat voor een conferentie te produceren.
Uitzonderlijke organisatorische vaardigheden zijn noodzakelijk om een conferentiecoördinator succesvol te laten functioneren. Een conferentiecoördinator is verantwoordelijk voor de logistieke en administratieve regelingen die aan een evenement zijn gekoppeld, zodat hij of zij kan communiceren met veel verschillende soorten mensen, waaronder hooggeplaatste managers, verschillende serviceleveranciers, leveranciers, technici en deelnemers aan de conferentie. De mogelijkheid om deals te sluiten en contracten te sluiten voor services terwijl u werkt binnen een vooraf bepaald budget, is een groot deel van deze taak.
Conferentiecoördinatoren besteden een groot deel van hun tijd aan de telefoon en werken details uit voor de conferenties die ze plannen. Wanneer ze niet op kantoor zijn, werken ze meestal op locatie in een hotel, congrescentrum of andere conferentiezaal. Afhankelijk van het type en de grootte van de bedrijven waarvoor ze werken, kunnen coördinatoren veel reizen.
Minimale reis is vereist voor lokale organisaties of evenementen, maar werken met een groter bedrijf met internationale kantoren kan een reis naar het buitenland vereisen. Werktijden zijn meestal onregelmatig en kunnen verder gaan dan de typische 40-urige werkweek. Na uren werk en weekendwerk kunnen typisch zijn, vooral tijdens de conferenties zelf.