Wat doet een Conference Manager?

Een conferentiemanager wordt soms een evenementenmanager of evenementenplanner genoemd; hij of zij zal in een conferentiecentrum werken en zal verantwoordelijk zijn voor het aansturen van een staf van mensen die zullen helpen bij het organiseren en organiseren van conferenties of andere evenementen. De verschillende taakverantwoordelijkheden van de conferentiemanager kunnen variëren, afhankelijk van de locatie en het evenement dat wordt gehouden, maar in het algemeen zal hij of zij toezicht houden op alle activiteiten met betrekking tot een conferentie of evenement, van de planningsfasen tot en met het schone -up stadium.

Elke vergaderlocatie is anders, wat betekent dat de taken die een conferentiemanager moet uitvoeren of delegeren aan anderen, variëren. Parkeren kan bijvoorbeeld op sommige locaties een probleem zijn, maar op andere locaties zijn faciliteiten op het terrein aanwezig waar gasten hun voertuigen gemakkelijk kunnen achterlaten. Als dit niet het geval is, moet de conferentiemanager misschien een manier vinden om aan te geven waar gasten moeten parkeren en of ze daarvoor vergunningen nodig hebben. De faciliteiten moeten ook van tevoren worden voorbereid, dus zodra gasten hun auto parkeren, kunnen ze gemakkelijk hun weg vinden naar de juiste ruimte in het conferentiecentrum. Er moeten borden of personeel aanwezig zijn om gasten op de juiste manier te begeleiden.

Als er voedsel wordt geserveerd op de conferentie, houdt de conferentiemanager toezicht op het personeel ter plaatse dat verantwoordelijk is voor het koken en serveren van de maaltijden. Als een cateraar wordt ingehuurd, werkt de manager samen met het cateringpersoneel en het management om ervoor te zorgen dat al het voedsel goed en tijdig wordt bereid. Opruimtaken moeten ook worden gedelegeerd om ervoor te zorgen dat de faciliteiten schoon en klaar zijn voor het volgende evenement. Sommige conferentiecentra hebben schoonmaakpersoneel bij de hand, terwijl anderen een schoonmaakploeg van een derde partij inhuren om deze klus te klaren. In beide gevallen moet de conferentiemanager ervoor zorgen dat de taak correct en tijdig wordt uitgevoerd.

Boekhouding is een ander aspect van het werk van de conferentiemanager. Hij of zij kan verantwoordelijk zijn voor het organiseren van de personeelsbelasting, het verwerven van contracten met externe leveranciers en het archiveren van die documenten voor toekomstig gebruik, en verschillende andere administratieve taken in verband met de activiteiten van het conferentiecentrum. Veel managers hebben een universitair diploma in hotel- en restaurantbeheer of andere gerelateerde gebieden om hen voor te bereiden op de verschillende taken die hij of zij als manager zal tegenkomen.