Wat doet een contractmanager?
Een contractmanager zorgt voor de administratie van de schriftelijke overeenkomst tussen een bedrijf en een verkoper. De manager kan aan beide kanten van het contract werken. Deze positie wordt gebruikt in veel verschillende industrieën, waaronder for-profitbedrijven, non-profitorganisaties en overheidsinstanties, dus taken en taakomvang kunnen variëren. Over het algemeen is een contractmanager verantwoordelijk voor de uitvoering van het contract en de voortdurende communicatie met de andere partij. Specifieke taken kunnen bestandsonderhoud, financiële rapportage en monitoring van de voortgang van contractvoorwaarden omvatten.
Veel verschillende soorten bedrijven en organisaties huren externe bedrijven in om werkzaamheden te voltooien die niet intern kunnen worden uitgevoerd. Deze bedrijven zijn gecontracteerd als externe leveranciers en komen overeen zich te houden aan de voorwaarden van een schriftelijke overeenkomst. Gewoonlijk bestrijken deze schriftelijke overeenkomsten een aanzienlijke tijdsduur, soms meerdere jaren, en vormen de basis van een voortdurende relatie die nauw moet worden beheerd om ervoor te zorgen dat beide partijen ontvangen wat in het kader van het contract was beloofd. De relatie moet ook worden beheerd om ervoor te zorgen dat het project binnen de contractparameters blijft en dat personeelswijzigingen de activiteiten niet verstoren.
Verder is elk contract anders. Er is geen standaard leverancierscontract met dezelfde voorwaarden, ongeacht de betrokken partijen. De contractmanager beheert elk contract als een unieke relatie met zijn eigen voorwaarden en parameters. Meestal wordt hij toegewezen aan een onderhandeling nadat de voorwaarden zijn overeengekomen en is hij in eerste instantie verantwoordelijk voor het laten ondertekenen en afleveren van alle papieren. Zodra het contract operationeel is, dient hij als de belangrijkste persoon voor administratie totdat het contract wordt afgesloten.
Het beheer van een contract kan veel specifieke taken omvatten, afhankelijk van de aard van de opdracht. De contractmanager is verantwoordelijk voor de communicatie tussen de partijen, inclusief statusupdates die de voortgang naar doelen volgen. In veel gevallen kan hij optreden als chief compliance officer voor het contract, ter plaatse bezoeken en ter plaatse controleren of er iets ongewoons aan de hand is. Meestal is de contractmanager verantwoordelijk voor het uitgavenbudget, het bijhouden van uitgaven, het verzamelen van ontvangsten en het onderhouden van contacten met de financiële afdeling om financiële rapporten te maken.
De contractmanager verwerkt ook contractafwijkingen en beheert verandering. Als de verkoper omzet van sleutelfiguren ervaart of een budgetaanpassing via goedkeuringskanalen moet doorlopen, verwerkt de contractmanager de gegevens zodat het project soepel blijft lopen. Doorgaans is hij verantwoordelijk voor periodieke contractrapportage die de status van het werk dat in het kader van het contract is gedaan presenteert aan belanghebbenden.