Wat doet een conventieplanner?
Een congresplanner is iemand die gespecialiseerd is in het plannen en organiseren van congressen, variërend van meetups van artsen tot stripboekconventies. Conventieplanners kunnen werken voor populaire conventiesites en hulp bieden aan mensen die die sites boeken om congressen te houden. Ze kunnen ook werken voor particuliere bedrijven, en sommige congresplanners zijn gespecialiseerd in bepaalde soorten conventies en worden de aangewezen persoon voor mensen die willen dat conventies soepel verlopen en bezoekers aantrekken.
Het organiseren van een conventie vereist veel inspanning. Naast het beveiligen van een site waar het congres moet worden gehouden, zorgt een congresplanner ook voor het afsluiten van een aansprakelijkheidsverzekering, een personeelsbestand voor het congres en eventuele speciale objecten en ondersteuning die bezoekers van het congres nodig hebben. Congresplanners kunnen ook suites van kamers in lokale hotels boeken, het vervoer van en naar grote luchthavens coördineren en accommodatie regelen voor gastsprekers en honorees op het congres. Planningdiensten omvatten ook het regelen van maaltijden, het verkrijgen van vergunningen als ze nodig zijn voor de conventie, het organiseren van beveiliging en het verzorgen van speciale services zoals een kinderdagverblijf voor congresdeelnemers.
Naast het omgaan met de fysieke moeren en bouten van de conventie, verwerkt de congresplanner ook gedrukt materiaal voor de conventie, van borden tot mensen rond de faciliteit leiden tot conventieprogramma's uitgedeeld aan mensen die de conventie bijwonen. De congresplanner organiseert en publiceert een schema, boekt sprekers en panelgasten en neemt reserveringen aan van mensen die van plan zijn om de conventie bij te wonen. Reserveringssystemen inclusief volgsystemen voor betalingen en systemen om naamkaartjes te genereren. De conventieplanner stelt ook goody bags en andere materialen samen voor mensen die de conventie bijwonen.
Het organiseren van congressen omvat meestal ook marketing- en andere communicatie, waaronder mailers, websites, e-maillijsten en de opstelling van bulletinboards voor deelnemers die vóór de conventie willen netwerken. De congresplanner coördineert ook de ontvangst van objecten die naar de conventie worden verzonden, zoals cabines en kraampjes voor een verkoopvloer, boeken van auteurs die op de conventie spreken, enzovoort. Het organiseren van de congresruimte is ook een cruciaal onderdeel van het werk, met congresplanners die weergaveruimte toewijzen, bepalen welke panelen en evenementen waar naartoe moeten gaan en ervoor zorgen dat bezoekers hun weg vinden naar waar ze naartoe moeten.
Een congresplanner wordt meestal bijgestaan door een staf waaraan verschillende taken kunnen worden gedelegeerd, en stafmedewerkers zijn te allen tijde aanwezig tijdens de conventie om problemen op te lossen die zich voordoen. Dit soort werk vereist uitstekende organisatie- en mensenvaardigheden en de mogelijkheid om met veel verschillende taken tegelijk te jongleren. Op een bepaalde dag kan een congresplanner te maken krijgen met een spreker die nep is over hotelaccommodaties, lokale politie die zich zorgen maakt over parkeerproblemen, verkopers die van plaats willen veranderen op de congresvloer en een breed scala aan andere problemen.