Wat doet een Docket Clerk?
In de meeste rechtsgebieden wordt alles wat er gebeurt in een rechtszaak vastgelegd op wat het docket sheet wordt genoemd. In de regel heeft elke rechtbank een persoon die verantwoordelijk is voor het invoeren van informatie op het contactformulier voor elke zaak. De griffier, zoals hij of zij wordt genoemd, zal in het algemeen een verscheidenheid aan administratieve taken binnen het gerechtskantoor hebben, waarvan het principe is dat de docketbladen in elk dossier worden bewaard en indien van toepassing ook op het computersysteem van het gerecht.
De werknemers die in een gerechtsgebouw werken, kunnen enigszins verschillen per rechtsgebied; er zijn echter een paar belangrijke werknemers gevonden in de meeste rechtbanken. De meeste rechtbanken hebben een gerechtsdeurwaarder, wiens taak het is om de orde in de rechtbank te handhaven, een rechtbankverslaggever die de procedure registreert, en een griffier die de rechtbankdossiers bijhoudt. Afhankelijk van de grootte van de rechtbank, kan de klerkbediende ook andere secretariële taken uitvoeren, of zich alleen richten op het onderhoud van de bestanden.
Wanneer een rechtszaak wordt geopend, moet een fysiek bestand worden gemaakt om alle dossiers in de zaak bij te houden. In veel rechtbanken wordt ook een elektronisch bestand aangemaakt op het computersysteem van de rechtbank. Een van de eerste documenten die in het bestand wordt geplaatst, is een documentvel. Het docketvel is gewoon een stuk papier waarmee een register kan worden bijgehouden van alles wat er in de zaak gebeurt en de datum waarop het gebeurde.
Wanneer een pleidooi wordt ingediend in een rechtszaak, moet de initiërende partij doorgaans de pleidooi indienen bij de griffier. De griffier zal het document vervolgens voorzien van een stempel met het document en de datum en tijd waarop het is ingediend. Het originele document kan vervolgens direct in het dossier worden geplaatst of ter beoordeling aan de rechter worden doorgestuurd, afhankelijk van wat de ingediende memorie is. Het kan ook nodig zijn om het dossier in te voeren op het geautomatiseerde registratiesysteem van de rechtbank.
Naast het bijhouden van in een zaak neergelegde documenten, kan een verzamelblad ook een samenvatting van gerechtelijke procedures bevatten. Als er bijvoorbeeld een eerste hoorzitting of een pre-trial hoorzitting plaatsvindt, geeft het documentvel een basisoverzicht van wat er tijdens de hoorzitting is gebeurd. De griffier is verantwoordelijk voor het invoeren van een samenvatting van de procedure telkens als de zaak voor de rechtbank is. Wanneer de zaak wordt beëindigd, is de medewerker verantwoordelijk voor het correct afsluiten van het bestand.