Wat doet een documentcontrolecoördinator?
Een documentcontrolecoördinator is verantwoordelijk voor elk type documentatie dat een bedrijf kan gebruiken om bedrijfsactiviteiten uit te voeren. Dit omvat meestal afbeeldingen en diagrammen, computerrecords en geschreven papierwerk. Deze coördinator kan een documentatiesysteem opzetten en is meestal verantwoordelijk voor het beheer en de controle ervan. Hij kan ook verantwoordelijk zijn voor het maken van procedures voor het gebruik van het systeem en zal waarschijnlijk anderen helpen om procedures effectief te gebruiken. De documentcontrolecoördinator is van vitaal belang voor het succes van productieafdelingen, omdat hij verantwoordelijk is voor het bijhouden van wijzigingen en verbeteringen in projecten.
Het soort documenten dat een coördinator moet bijhouden en opslaan, verschilt van branche tot branche. Afhankelijk van het type bedrijf waarin hij werkt, zal een documentcontrolecoördinator een systeem ontwikkelen en implementeren voor het opslaan en ophalen van alle benodigde documentatie. Hij kan papieren bestanden, illustraties en blauwdrukken verzamelen en volgen. Hij is mogelijk ook verantwoordelijk voor het controleren van facturering en ander papierwerk dat betrekking heeft op een specifiek project binnen het bedrijf. Het systeem kan bedrijfsbreed zijn, in welk geval de coördinator verschillende afdelingen zal hebben, afhankelijk van het type documentatie.
Bij elk zakelijk project waarbij gegevens worden bijgehouden, zullen verschillende afdelingen en werknemers worden betrokken bij het creëren en verspreiden van informatie. De coördinator documentbeheer zal alle inspanningen beheren om deze massa informatie en alle bijbehorende papieren of computerbestanden te verzamelen en te beheren. Hierdoor wordt effectieve communicatie met andere afdelingen en externe organisaties een cruciale rol voor iedereen in deze bezetting.
De documenten waarop de coördinator toezicht moet houden, kunnen afkomstig zijn van interne bedrijfsafdelingen of van externe contractanten en klanten. Hij moet vaak informatie verifiëren bij verschillende supervisors om ervoor te zorgen dat de documentatie correct is, en hij kan verantwoordelijk zijn voor het voorbereiden en verspreiden van kopieën van documenten binnen en buiten afdelingen. De documentcontrolecoördinator zal worden belast met het bijhouden van wijzigingen in het modelleren en bouwen van producten en het opslaan en ophalen van documenten voor beoordeling en beoordeling. Bovendien is hij mogelijk verantwoordelijk voor het presenteren van informatie over documentbeheer aan het management en klanten.
De typische dag van een documentcontrolecoördinator zal waarschijnlijk worden besteed aan het organiseren, catalogiseren en volgen van papieren en elektronische bestanden. Hij zal tijd besteden aan het coördineren met anderen binnen zijn eigen bedrijf, evenals met die van externe organisaties. Hij kan delen van zijn dag doorbrengen met supervisie en training van anderen over beleid en procedures voor documentbeheer.