Wat doet een Document Indexer?

Het is de taak van een documentindexer om documenten te sorteren en te classificeren, zodat ze gemakkelijk kunnen worden opgehaald om later te bekijken. Deze personen kunnen in verschillende omgevingen werken, waaronder overheidsinstellingen, ziekenhuizen en universiteiten. Voor het goed uitvoeren van deze taak is meestal een persoon nodig die buitengewoon georganiseerd is en zelfstandig kan werken. Over het algemeen omvatten de taken van een documentindexer het sorteren van nieuwe documenten, het ophalen van bestaande documenten, het verwijderen van onnodige documenten, het reageren op vragen en het uitvoeren van verschillende administratieve taken.

Een van de belangrijkste taken van een documentindexer is het doorzoeken van nieuwe documenten en deze op de juiste plaatsen plaatsen. Als hij bijvoorbeeld aan een universiteit werkt, kan een documentindexer studentrecords classificeren en alfabetisch sorteren. Als hij in een gerechtsgebouw werkt, kan hij strafregisters regelen. Deze praktijk vereist dat een persoon de richtlijnen van de werkplek volgt en de nauwkeurigheid handhaaft. Een document dat in een onjuist gebied is geplaatst, kan toekomstige problemen opleveren.

Het ophalen van bestaande documenten speelt ook een grote rol in deze functie. Wanneer een persoon een document moet bekijken, is het de verantwoordelijkheid van een documentindexer om het snel te verkrijgen. In het geval van een universiteit moet hij mogelijk de bestanden van een student ophalen om te bepalen welke lessen het volgende semester moeten worden gevolgd. Daarom is het zo belangrijk dat een documentindexer georganiseerd is en alle documenten correct classificeert.

Om rommel te voorkomen en de orde te handhaven, is het verwijderen van onnodige documenten een andere taak. Dit houdt meestal in dat verlopen documenten die niet langer relevant zijn, worden verwijderd. Een voorbeeld is het verwijderen van studentrecords nadat de student is afgestudeerd. In sommige gevallen worden deze bestanden overgebracht naar een afzonderlijke prullenbak. In andere gevallen vernietigt een documentindexer ze volgens het bedrijfsprotocol.

Daarnaast zal hij vaak moeten reageren op vragen over bepaalde documenten. Dit kunnen vragen zijn van het publiek, collega's of supervisors. Wanneer dit gebeurt, moet een documentindexer het juiste document vinden en antwoorden geven. Dit aspect van het werk vereist dat een persoon over interpersoonlijke vaardigheden beschikt.

Bovendien zal een documentindexer ook verantwoordelijk zijn voor het uitvoeren van verschillende administratieve taken. Hij moet bijvoorbeeld telefoontjes beantwoorden, faxen verzenden of post naar de juiste personen brengen. Als de werkplek drukker is dan normaal, moet hij mogelijk de secretaresse of andere afdelingen helpen. Daarom moet hij veelzijdig zijn en kunnen improviseren wanneer dat nodig is.