Wat doet een documentbibliothecaris?
Een documentbibliothecaris is een professional die verantwoordelijk is voor een verzameling documenten die vaak uit verschillende fysieke en online formaten bestaat. Dergelijke bibliothecarissen zijn verantwoordelijk voor het onderhoud van de collectie en voor het ondersteunen van klanten bij onderzoek en soortgelijke activiteiten. Ze kunnen werken in een traditionele of universiteitsbibliotheek, in een archieffaciliteit of museum, of op de documentenafdeling van een overheids- of bedrijfsentiteit.
Veel bibliotheken bevatten speciale collecties documenten, waaronder historische archieven, overheidspapieren en onderzoeksrapporten. Deze documenten kunnen gebonden of ongebonden zijn en kunnen op papier of in elektronische vorm zijn. Ze zijn zelden in omloop, wat betekent dat ze niet kunnen worden uitgecheckt en moeten worden gebruikt in de bibliotheek, en soms alleen in speciale leeszalen. Hoewel deze documenten van groot belang kunnen zijn en voor klanten kunnen worden gebruikt, kunnen ze door hun ongebruikelijke indeling moeilijk te doorzoeken zijn. Een documentbibliothecaris is meestal verantwoordelijk voor het helpen van klanten om te vinden wat ze nodig hebben en, in sommige gevallen, voor het vertalen van de gepresenteerde informatie.
In de meeste gevallen is de documentbibliothecaris ook verantwoordelijk om ervoor te zorgen dat klanten geen materiaal meenemen en dat ze alle gebruiksvoorschriften naleven. Dit kan het verbieden van eten en drinken in kamers die zijn goedgekeurd voor gebruik met materialen en ervoor zorgen dat niemand de documenten vouwt, scheurt of markeert. De documentbibliothecaris kan ook verantwoordelijk zijn voor het onderhoud van de collectie wanneer deze niet in gebruik is. Oude of beschadigde documenten kunnen bijvoorbeeld speciale zorg vereisen, zoals luchtvochtigheid en temperatuurregeling.
Soortgelijke taken ontstaan wanneer de documentbibliothecaris werkt voor een museum of archiefvoorziening. Dergelijke bibliotheken kunnen al dan niet openstaan voor het grote publiek en kunnen beperkt zijn tot onderzoekers of wetenschappers. Sommigen verbieden ook de verwerking van de documenten, in welk geval de bibliothecaris onderzoekverzoeken aanneemt, zelf de informatie vindt en de gegevens terugstuurt naar de aanvrager.
In een overheids- of bedrijfsomgeving is de toegang meestal strikt beperkt. Een documentbibliothecaris mag alleen aanvragen van principes of gerelateerde afdelingen in het veld plaatsen. In overheidsinstellingen kunnen dergelijke bibliothecarissen ook verplicht zijn om verschillende niveaus van veiligheidsmachtiging te verkrijgen.
Hoewel de term oorspronkelijk is bedacht om te verwijzen naar een menselijke professional en als zodanig standaard wordt gebruikt, kan een documentbibliothecaris ook een computerprogramma zijn. Dit type programma wordt meestal op een computer of server geïnstalleerd om opgeslagen documenten te beheren. Dergelijke programma's bieden vaak zoek-, deel- en archieffuncties.