Wat doet een documentatiebeheerder?
Documentatiemanagers zijn vaak verantwoordelijk voor teams van specialisten bij het opstellen van technische documentatie. De managers kunnen verantwoordelijk zijn voor afdelingsbudgetten en de kwaliteit van het geproduceerde werk. Een goed begrip van technologie, uitstekende communicatievaardigheden en het vermogen om met anderen samen te werken, zijn nuttig voor iemand die geïnteresseerd is in een carrière in documentatiebeheer.
Deze managers leiden vaak teams van technische schrijvers en andere technische communicators. Een documentatiebeheerder kan verantwoordelijk zijn voor het aannemen en ontslaan en voor het evalueren van de prestaties van teamleden. Bovendien kan de manager werk toewijzen aan haar team van documentatie-specialisten en trainingsplannen ontwikkelen om hen te helpen hun vaardigheden te verbeteren.
Andere taken die aan de documentatiebeheerder kunnen vallen, zijn het ontwikkelen van een budget en het beheren hiervan. Dit kan inhouden dat de tijd die teamleden krijgen om aan een project te werken, wordt afgewogen tegen het vereiste kwaliteitsniveau. De manager kan helpen bij het ontwikkelen van processen, procedures en kwaliteitsnormen voor haar team. In sommige organisaties kan de documentatiebeheerder ook helpen bij het maken van technische communicatie, zoals gedrukte trainingshandleidingen, online help en technische specificaties.
Dit veld is vaak sterk afhankelijk van technologie. De documentatiebeheerder moet mogelijk tijd besteden aan het leren over trends die van invloed zijn op de branche van haar organisatie en de tools en procedures van haar team. Niet alle trends zullen echter technisch zijn. Een toename van de immigrantenpopulatie in een gebied kan bijvoorbeeld betekenen dat documentatie in meerdere talen beschikbaar moet zijn, in plaats van slechts één.
Elke organisatie die technische documentatie produceert die moet worden gemaakt, gedistribueerd en bijgehouden, kan documentatiebeheerders inschakelen. Enkele voorbeelden van dit soort organisaties zijn softwareontwikkeling en nutsbedrijven. Andere organisaties die dit soort managers kunnen inhuren, zijn fabrikanten van industriële, chemische of technische producten.
Een vierjarige opleiding op een gerelateerd gebied zoals communicatie of technisch schrijven kan nuttig zijn voor iemand die geïnteresseerd is om documentatiebeheerder te worden. Schrijfvaardigheden zijn meestal essentieel en elementaire grafische ontwerpvaardigheden kunnen nuttig zijn. De toekomstige manager kan haar carrière beginnen als technisch schrijver of communicator. Naarmate ze vaardigheden en ervaring opdoet, wil ze misschien solliciteren naar managementfuncties.
Sommige eigenschappen die nuttig zijn voor het zoeken naar banen voor documentatiebeheer omvatten aandacht voor detail en uitstekende schriftelijke en mondelinge communicatievaardigheden. De manager moet in staat zijn om snel technische concepten te begrijpen en te vertalen op een manier die niet-technisch publiek kan begrijpen. Ze moet effectief kunnen werken met haar team en andere medewerkers. De manager moet mogelijk met haar collega's onderhandelen over hun ondergeschikte hulp bij het schrijven van projecten als deskundigen op het gebied van inhoud (MKB).