Wat doet een documentatie-specialist?
Een documentatiespecialist is een professional wiens belangrijkste taak is om documenten te maken of te beheren, of beide. Dit kan het documenteren van processen, projecten en procedures met behulp van een aantal media omvatten. Het kan ook het verzamelen van documenten van een aantal belanghebbenden omvatten en deze samenvoegen tot één bruikbaar bestand of document. Het doel van dergelijke documentatie kan variëren van historisch belang tot het opstellen van bedrijfspraktijken tot overheidsvereisten.
In veel gevallen is een documentatie-specialist de persoon die de documentatie daadwerkelijk uitvoert. Dit kan betekenen dat er beleid en procedurehandleidingen worden geschreven op basis van de huidige werkwijzen, of het kan betekenen dat er een gebruikershandleiding wordt gemaakt die documenteert hoe een product moet worden gebruikt of geassembleerd. Het kan ook betekenen dat er een tijdlijn wordt opgesteld van acties en communicatie wanneer een proces wordt voorgeschreven door regelgevende instanties of als er mogelijk een geschil of rechtszaak aan te pas komt. Het kan ook betekenen dat gebeurtenissen en gebeurtenissen voor een historisch record worden gedocumenteerd.
Denk bijvoorbeeld aan een bedrijf dat tijdens een productieproces specifieke veiligheidsstappen moet nemen. Een documentatiespecialist kan verantwoordelijk zijn voor het correct afronden van het proces en vervolgens een document maken dat werknemers vertelt hoe het proces stap voor stap moet worden gerepliceerd. Dit werk helpt bij de training en helpt ook om regelgevende instanties te laten zien dat het bedrijf de juiste procedure probeert te volgen.
In combinatie met of in plaats van het schrijven van documenten, kan een documentatiespecialist verantwoordelijk zijn voor het opnemen van gebeurtenissen en processen via foto- of videofotografie. Dit kan het nemen van foto's van een auto zijn die een ongeluk heeft gehad met het doel de schade voor een verzekeringsclaim of rechtszaak te documenteren. Het kan ook het filmen van een speciale gebeurtenis of procedure omvatten, zodat deze nauwkeurig kan worden afgebeeld zonder te vertrouwen op menselijk geheugen.
Een ander type documentatiespecialist is iemand die vereiste documenten van anderen samenstelt. Als een bedrijf bijvoorbeeld probeert geld van een klant te innen en juridische stappen overweegt, kan een documentatiespecialist worden gevraagd om het oorspronkelijke koopcontract, alle toepasselijke facturen en alle e-mails of andere communicaties die zijn verzonden naar of uitgewisseld, samen te stellen. met de klant in kwestie. Dit type specialist kan ook onafhankelijke documenten maken die extra details bieden of beschrijven hoe de documenten zijn verkregen.
Het is belangrijk op te merken dat de term niet moet worden verward met de term documentspecialist. Een documentatie-specialist maakt of assembleert documenten met het specifieke doel informatie te volgen of iets te bewijzen. Een documentspecialist is iemand die met bestaande documenten werkt en kan verwijzen naar een groot aantal taken, variërend van klerken in een copyshop tot handschriftdeskundigen die historische documenten authenticeren.