Wat doet een documentatiespecialist?

Een documentatiespecialist is een professional wiens belangrijkste taak is om documenten te maken of te beheren, of beide. Dit kan het documenteren van processen, projecten en procedures met behulp van een aantal media omvatten. Het kan ook het verzamelen van documenten van een aantal belanghebbenden omvatten en deze in één bruikbaar bestand of document consolideren. Het doel van dergelijke documentatie kan variëren van historisch belang tot het opzetten van bedrijfspraktijken tot overheidsvereisten.

In veel gevallen is een documentatiespecialist de persoon die daadwerkelijk de documentatie doet. Dit kan betekenen dat het schrijfbeleid en de procedurehandleidingen op basis van huidige praktijken, of het kan betekenen dat een gebruikershandleiding wordt gemaakt die documenteert hoe een product moet worden gebruikt of geassembleerd. Het kan ook betekenen dat een tijdlijn van acties en communicatie wordt gecreëerd wanneer een proces wordt bepaald door regelgevende instanties of als het mogelijk een geschil of rechtszaak kan inhouden. Het kan ook betekenen dat het documenteren van gebeurtenissen en gebeurtenissen voor een historisch record. <

Overweeg als voorbeeld een bedrijf dat nodig is om specifieke veiligheidsstappen te nemen tijdens een productieproces. Een documentatiespecialist kan verantwoordelijk zijn voor het goed worden voltooid dat het proces correct wordt voltooid en vervolgens een document maken dat werknemers vertelt hoe ze het proces stap voor stap kunnen repliceren. Dit werk helpt bij het trainen en helpt ook om regulerende instanties te tonen dat het bedrijf probeert de juiste procedure te volgen.

In combinatie met of in plaats van het schrijven van documenten kan een documentatiespecialist verantwoordelijk zijn voor het opnemen van evenementen en processen via stilstaande of videofotografie. Dit kan omvatten dat het maken van foto's van een auto die een ongeval heeft gehad om de schade voor een verzekeringsclaim of een rechtszaak te documenteren. Het kan ook het filmen van een speciale gebeurtenis of procedure omvatten, zodat het nauwkeurig kan worden afgebeeld zonder te vertrouwen op het menselijk geheugen.

Nog een tYPE van documentatiespecialist is iemand die vereist documenten van anderen verzamelt. Als een bedrijf bijvoorbeeld heeft geprobeerd geld van een klant te verzamelen en juridische stappen overweegt, kan een documentatiespecialist worden gevraagd om het oorspronkelijke aankoopcontract, alle toepasselijke facturen en eventuele e -mails of andere communicatie te verzamelen die zijn verzonden naar of uitgewisseld met de betreffende klant. Dit type specialist kan ook onafhankelijke documenten maken die extra details bieden of beschrijven hoe de documenten zijn verkregen.

Het is belangrijk op te merken dat de term niet moet worden verward met de term documentspecialist. Een documentatiespecialist maakt of verzamelt documenten voor het specifieke doel om informatie bij te houden of iets te bewijzen. Een documentspecialist is iemand die met bestaande documenten werkt en kan verwijzen naar een groot aantal banen, variërend van griffiers in een copy -shop tot handschriftdeskundigen die historische documenten verifiëren.