Wat doet een financieel secretaris?
Een financieel secretaresse is een administratieve professional die belast is met de afhandeling van en het toezicht op de financiële verantwoordelijkheden van een bedrijf. Deze verantwoordelijkheden omvatten het ontvangen van geld, het storten van geld en het onderhouden van financieel papierwerk. Een functie als financieel secretaresse brengt veel vertrouwen en efficiëntie met zich mee, evenals een natuurlijke aanleg voor cijfers.
Een van de primaire taken van een functiebeschrijving van een financieel secretaresse is het ontvangen van geld dat aan een bedrijf is betaald. De financiële secretaris is vaak het eerste aanspreekpunt voor betalingen die in een bedrijf binnenkomen en hij of zij is ervoor verantwoordelijk dat deze betalingen tijdig worden geboekt, geregistreerd en geverifieerd. Deze taak vereist een extreme hoeveelheid aandacht voor detail, omdat één decimaal punt misplaatst grote problemen voor een bedrijf kan betekenen. Een persoon in deze positie zorgt ervoor dat alle aan het bedrijf betaalde gelden correct worden behandeld en toegewezen volgens de specificaties van het bedrijf.
Financiële secretaressetaken vereisen de tijdige storting van de ontvangen betalingen; dit is een integraal onderdeel van elke taak op dit gebied. Dit kan frequente reizen naar de bank betekenen; toezicht houden op online transacties, afschrijvingen en stortingen; en het beheren van buitenlandse rekeningen. Financiële secretaresses zijn zeer vertrouwde professionals in hun branche en nemen hun taken niet lichtvaardig op.
Het nauwkeurig bijhouden van alle gelden die een organisatie binnenkomen en verlaten, is een andere belangrijke verantwoordelijkheid van een financieel secretaresse. Dit vereist nauwgezette registratie en rapportage. Hij of zij zal al het geld volgen dat van en naar het bedrijf stroomt en is verantwoordelijk voor het garanderen dat iedereen in het bedrijf gemakkelijk de geldstroom kan volgen. Nogmaals, de geringste fout kan grote problemen opleveren, dus een financieel secretaresse gebruikt zijn of haar nauwgezette aandacht voor detail om nauwkeurige records te maken. Hij of zij kan ook worden gevraagd om nieuw beleid te ontwikkelen om het proces van archiveren beter te stroomlijnen.
Om een financieel secretaris te worden, heeft een persoon doorgaans veel administratieve ervaring, bij voorkeur op het gebied van financiën of op de financiële afdeling van een bedrijf. Financiële secretaresse carrières zijn nooit uit de mode; zolang er geldverwerkende bedrijven zijn, is er behoefte aan goede financiële secretaresses. Veel financiële secretaresses hebben een universitair diploma in administratie of financiën, hoewel sommige werkgevers geen diploma nodig hebben om een functie in het veld te verkrijgen. De persoonlijkheid van de financiële secretaresse is van vitaal belang omdat men zeer betrouwbaar en gemakkelijk om mee te werken moet zijn. Interviewen voor een baan op dit gebied zal waarschijnlijk veel vragen met zich meebrengen over iemands werkethiek, persoonlijke ambitie en betrouwbaarheid.