Wat doet een algemeen beheerder?
Een algemeen beheerder is ook bekend als officemanager of administratief medewerker. Hoewel functiebeschrijvingen per bedrijf enigszins kunnen verschillen, kan de algemene beheerder verantwoordelijk zijn voor de afhandeling van alle correspondentie, het beantwoorden van telefoonlijnen, het aannemen van berichten, het opstellen van rapporten en andere algemene kantoorwerkzaamheden. In sommige gevallen hebben algemene beheerders speciale training nodig om sommige van deze taken in zeer technische kantooromgevingen te voltooien. De term wordt meestal gebruikt voor kantoorbanen in Engelstalige landen buiten Noord-Amerika.
Een van de primaire verantwoordelijkheden van een algemene beheerder is om alle correspondentie af te handelen, niet alleen inkomende e-mail te controleren en ervoor te zorgen dat deze bij de juiste persoon terechtkomt, maar ook correspondentie voor uitgaande e-mail te typen. Sommige algemene beheerders moeten mogelijk naar het postkantoor gaan om de post op te halen, maar vaak wordt de post op een centrale locatie in een kantoor afgeleverd voor verdere distributie. Deze plicht is van vitaal belang voor veel bedrijven, die biedingen of andere documenten kunnen hebben die onder strakke deadlines moeten worden onderzocht.
In sommige kantooromgevingen is een algemene beheerder verantwoordelijk voor het opstellen van rapporten op verschillende softwareplatforms. Daarom vereisen deze posities een goed begrip van kantoorsoftware, inclusief producten die worden gebruikt voor tekstverwerking, spreadsheets en diapresentaties. Vaak is de algemene beheerder verantwoordelijk voor het nemen en verwerken van de onbewerkte informatie in een indeling die aantrekkelijk en presentabel is. Een supervisor zal zich meestal afmelden voor het eindproduct voordat het wordt verzonden.
Met de komst van directe extensies en voicemail is de taak van een algemene beheerder met betrekking tot het beantwoorden en doorverbinden van telefoontjes in de meeste kantoren enigszins verminderd. Er zijn echter momenten waarop de werknemer kan worden opgeroepen om telefoons te beantwoorden voor de baas of andere leidinggevenden. Sommige zaken kunnen mogelijk niet wachten en het is aan de beheerder om de situatie te begrijpen en met een passend antwoord te komen. Verder geven sommige leidinggevenden er de voorkeur aan dat een front office-persoon telefoneert voordat hij ze doorstuurt.
Een andere manier waarop algemene beheerders administratieve ondersteuning kunnen bieden, is via databasebeheer. Als het bedrijf bijvoorbeeld lidmaatschappen heeft of een verkooplijst moet bijhouden, is dit een plicht die aan de algemene beheerder kan toekomen. Het is aan deze persoon om ervoor te zorgen dat de database geen verouderde informatie bevat om betrouwbaar contact met klanten te onderhouden.
In sommige kantoren is de algemene beheerder ook verantwoordelijk voor het instellen en bijhouden van het schema van een of meer leidinggevenden. In deze situatie zal de beheerder vergaderingen opzetten, afspraken bevestigen en proberen de dag zoveel mogelijk op schema te houden. Dit kan ook het regelen van reisplannen omvatten.