Wat doet een kantoorbediende?
De exacte taken van een kantoorbediende variëren sterk, afhankelijk van de grootte en het type bedrijf. Over het algemeen nemen veel kantoorbedienden echter de telefoon op en deponeren ze het. Ze kunnen ook antwoorden op klanten per e-mail, telefoon of gedrukte brief. Kortom, algemene griffiers vervullen veel verschillende taken indien nodig om het papierwerk of computerwerk in een kantooromgeving te vergemakkelijken. Veel algemene kantoorbedienden hebben instapposities.
Sommige kantoorbedienden doen boodschappen zoals koffie halen voor vergaderingen. Ze kunnen verantwoordelijk zijn voor het goed op voorraad houden van kantoorbenodigdheden. Een algemene kantoorbediende kan faxen verzenden, fotokopieën maken of bedrijfsuitnodigingen richten aan klanten. Afhankelijk van de afdelingsbehoeften kunnen algemene griffiers sommige boekhoudingstaken of gegevensinvoer uitvoeren. Sommige griffiers bereiden brieven of mailings voor klanten voor.
Het soort taken dat algemene kantoorbedienden doen, kan seizoensgebonden of zelfs dagelijks veranderen, afhankelijk van de behoeften van het bedrijf. Hoewel algemene kantoorbedienden doorgaans instapniveau zijn, zijn er enkele hogere functies waarin kantoorbedienden rapporten kunnen schrijven of bedrijfsanalysetaken kunnen uitvoeren. Algemene griffiers van elk niveau moeten goed kunnen samenwerken met andere mensen en gemakkelijk kunnen passen in de kantoorcultuur. Nauwkeurig werken is belangrijk, zodat bestanden op de juiste plaats worden geplaatst. Het invullen van informatie over veel verschillende taken of projecten is soms noodzakelijk voor een algemene bediende.
De taken van een algemene kantoorbediende in een klein bedrijf kunnen sterk verschillen van die van iemand met dezelfde positie in een zakelijke omgeving. In zeer kleine bedrijven kan een algemene bediende bijvoorbeeld meer boodschappen doen, zoals brieven versturen en post ophalen en openen. Dit type bediende is ook meer waarschijnlijk elke dag verantwoordelijk voor dezelfde taken, zoals het beantwoorden van de telefoon en wachten op klanten. Post- en apotheekbedienden moeten vaak wat producttraining krijgen.
Proeflezen is een taak die een algemene bediende in sommige kantoren kan uitvoeren, omdat het nuttig kan zijn om nog een paar ogen een belangrijk document of de communicatie van de klant te laten nakijken voordat deze wordt verzonden. In sommige gevallen kan een algemene kantoorbediende notulen noteren tijdens vergaderingen, hoewel doorgaans secretaresses of administratieve assistenten dit doen. Het goed doen op een kantoorbediende kan ertoe leiden dat de bediende wordt gepromoveerd tot receptionist of administratief medewerker.