Wat doet een junior secretaris?
De taken van een junior secretaresse kunnen variëren, afhankelijk van het bedrijf voor wie hij of zij werkt, evenals het aantal andere werknemers. Dit is een administratieve assistentbaan op instapniveau, maar zo veel mensen kunnen in deze functie beginnen met heel weinig ervaring of opleiding, wat een groot voordeel is. In de meeste gevallen rapporteert een junior-secretaresse aan een secretaresse in een hogere functie en krijgt hij tal van taken op kantoor. Dit kan inhouden dat telefoons worden beantwoord, klanten worden begroet wanneer ze binnenkomen en bestanden geordend blijven. Sommige junior secretaresses zijn ook verantwoordelijk voor het schoonmaken op kantoor en het schoonhouden van de toiletten.
Doorgaans zullen de dagelijkse verantwoordelijkheden van een junior-secretaris draaien om ervoor te zorgen dat het kantoor efficiënt en succesvol werkt. Het beantwoorden van telefoons en het doorverbinden van bellers is vaak een groot deel van de dag. Een junior secretaresse kan ook verantwoordelijk zijn voor het beantwoorden van e-mail, evenals voor het dagelijks ontvangen en sorteren van fysieke post om deze naar de juiste plaats te verzenden. Het gebruik van kantoormachines om kopieën te maken, memo's te verspreiden of brieven samen te stellen is een ander belangrijk onderdeel van het werk, dus een persoon in deze functie moet uitstekende communicatie- en typevaardigheden hebben, evenals een goed begrip van kantoortechnologie.
Inloopklanten begroeten, of helpen bij het beantwoorden van vragen of het invullen van papieren, kunnen ook deel uitmaken van de taken van een junior secretaresse. Het is belangrijk om knap te zijn en er altijd professioneel uit te zien en zich te gedragen. In sommige kantoren kan de secretaresse de eerste persoon zijn die mensen zien wanneer ze door de deur lopen, dus dit is vooral belangrijk. Als gevolg hiervan kan de junior-secretaris ook verantwoordelijk zijn voor het handhaven van het uiterlijk van het kantoor; papierwerk archiveren, dingen netjes en opgeruimd houden en ruimtes schoonhouden.
Sommige secretaresses kunnen ook verantwoordelijk zijn voor het onderhoud van kantoorbenodigdheden. Een junior secretaresse kan bijvoorbeeld worden gevraagd om inventaris op te maken en een bestelling te plaatsen voor extra benodigdheden als deze nodig zijn. Secretaresses die slagen in hun basistaken, kunnen extra verantwoordelijkheden krijgen, zoals het plannen en plannen van vergaderingen, of het maken van vergadernotulen en het opstellen van rapporten, bijvoorbeeld. Over het algemeen komen junior-secretaresses in aanmerking voor promoties, omdat ze werkervaring en extra kantoorvaardigheden opdoen, waardoor dit een winstgevend carrièrepad is voor veel mensen die geïnteresseerd zijn in dit soort werk.