Wat doet een juridisch coördinator?
De primaire functie van een juridisch coördinator is om samen te werken met advocaten, griffiers, paralegals en andere leden van het team juridische diensten. Ze zijn verantwoordelijk voor het beheer van de stroom van documenten, informatie en gegevens binnen het team. De overgrote meerderheid van juridische coördinatorposities zijn te vinden in grote advocatenkantoren, waar meerdere mensen werken aan klantendossiers.
Er zijn meerdere loopbaantrajecten en methoden om juridisch coördinator te worden. In Europa zijn juridisch coördinatoren volledig gecertificeerde advocaten. Ze moeten vaak veel reizen en moeten een vergunning hebben om in meerdere Europese landen te werken. Deze rol wordt vaak gevonden in grote, internationale bedrijven die informatie van meerdere locaties nodig hebben om verschillende processen te voltooien. De juridische coördinator is verantwoordelijk voor het beheer van het bestand, in een rol die sterk lijkt op de projectmanager.
In Noord-Amerika is de juridische coördinator doorgaans een administratieve functie. Kandidaten moeten een of andere vorm van juridische opleiding hebben, maar meestal als juridisch medewerker of medewerker. Het primaire doel van de rol blijft de coördinatie van informatie, maar het verantwoordelijkheidsniveau is heel anders. In Europa verwachten klanten in grote zaken rechtstreeks met de juridische coördinator te communiceren. In Noord-Amerika geeft de juridisch coördinator een overzicht van de dossierstatus aan de hoofdadvocaat, die rechtstreeks met de cliënt communiceert.
Ervaring is de belangrijkste overweging bij het zoeken naar een functie als juridisch coördinator. Er zijn twee soorten ervaring vereist voor deze functie: bestandsbeheer en procesdocumentatie. Als coördinator moet hij of zij over geavanceerde vaardigheden op het gebied van computersoftware beschikken, naast uitstekende organisatie-, communicatie- en interpersoonlijke vaardigheden.
Bestandsbeheer is meer dan alleen archiveren, en dit is vooral relevant voor een juridische coördinator. Het beheer van de documentenstroom, ervoor zorgen dat de juiste mensen de juiste documenten tijdig ontvangen, en dat de informatie in het primaire bestand goed georganiseerd en actueel is, is erg belangrijk. Archivering, indexering en kruiscontroletechnieken zijn allemaal nodig om ervoor te zorgen dat documenten snel kunnen worden opgehaald wanneer dat nodig is.
Procesdocumentatie is een schriftelijke set instructies met betrekking tot het beheer van verschillende bedrijfsprocessen binnen het bedrijf. In de advocatuur is het heel belangrijk dat alle processen rondom het beheer van documenten, bestanden, informatie en gegevens duidelijk worden gedocumenteerd. Deze procedures kunnen voor de rechtbank worden gebruikt, als er geschillen zijn over de beveiliging van documenten en de stappen die het advocatenkantoor heeft ondernomen om de vertrouwelijkheid en rechten van zijn klanten te beschermen.