Wat doet een managementassistent?
Een managementassistent, ook wel een directiesecretaresse genoemd, biedt assistentie aan een of meer leidinggevenden op hoger niveau. Deze persoon kan de president, CEO, vice-president of afdelingshoofd binnen een organisatie ondersteunen. Taken kunnen verband houden met administratieve functies die specifiek zijn voor de behoeften van de uitvoerende macht en organisatie. Werkverantwoordelijkheden voor een managementassistent gaan doorgaans verder dan algemene administratieve functies en omvatten complexe taken zoals analytisch onderzoek en rapportvoorbereiding. Een managementassistent kan ook toezicht houden op andere administratieve medewerkers van de organisatie.
Een persoon die als managementassistent werkzaam is, is verantwoordelijk voor de administratieve functies voor een of meerdere senior executives. De administratieve verantwoordelijkheden waarvoor de leidinggevende binnen de organisatie verantwoordelijk is, worden doorgaans aan deze persoon toegewezen. Veel van deze administratieve ondersteuning omvat het voorbereiden van memo's, e-mails en andere correspondentie namens de directeur. Deze persoon onderhoudt een archiveringssysteem, beantwoordt telefoontjes en stuurt berichten door. Aanvullende taken kunnen het sorteren van post en faxen inhouden.
Het effectief uitvoeren van verantwoordelijkheden vereist mogelijk goede organisatorische vaardigheden en het vermogen om te multitasken. De directiesecretaresse kan verantwoordelijk zijn voor het organiseren van vergaderingen en conferenties. Dit kan ook het coördineren van meerdere schema's vereisen en het verwerken van alle details met betrekking tot de vergadering. Over het algemeen maken het opstellen van de agenda en het bestellen van maaltijden of verfrissingen ook deel uit van de verantwoordelijkheden van deze persoon.
Wanneer de leidinggevende voor zaken moet reizen, is de managementassistent meestal verantwoordelijk voor het beveiligen van luchtvaartmaatschappijen, autoverhuur en hotelarrangementen. Managementassistenten houden vaak de agenda van de leidinggevende bij en houden de leidinggevende op de hoogte van dagelijkse en aanstaande afspraken, vergaderingen en bedrijfsgerelateerde reizen. Hij bereidt doorgaans presentatiemateriaal voor zijn baas voor dat bij de vergaderingen hoort.
Veel van de administratieve taken die aan de managementassistent zijn toegewezen, zijn afhankelijk van wat de leidinggevende bereid is te delegeren. Dit kan leiden tot complexere taken die verder gaan dan de standaard administratieve taken die doorgaans vereist zijn voor iemand die een andere persoon helpt. Een voorbeeld van deze complexe taken is het opstellen en verspreiden van rapporten.
Kennis van computertoepassingen met gemiddelde of geavanceerde vaardigheden is meestal essentieel om taken met minimale supervisie uit te voeren. De managementassistent kan ook speciale projecten met betrekking tot de hele organisatie beheren en databases onderhouden. Afhankelijk van de grootte van het bedrijf, kunnen HR-generalist taken ook deel uitmaken van zijn dagelijkse verantwoordelijkheden.
Een andere verantwoordelijkheid voor sommige managementassistenten kan ook betrekking hebben op het toezicht op administratief personeel op lager niveau in de organisatie. Dit vereist leiderschapsvaardigheden en managementvaardigheden. Het is mogelijk dat de managementassistent de workflow van het administratieve personeel binnen de afdeling moet plannen, toewijzen en controleren. Naast supervisie is de assistent meestal de aangewezen persoon voor de dagelijkse kantooractiviteiten met betrekking tot kantoorapparatuur of onderhoudsproblemen van gebouwen.