Wat doet een beheerder van medische dossiers?
Een beheerder van medische dossiers is verantwoordelijk voor het toezicht op de systemen voor medische dossiers van een ziekenhuis, kliniek of medisch centrum. Dit kan het managen van personeel omvatten dat een willekeurig aantal taken uitvoert om ervoor te zorgen dat medische dossiers veilig zijn en worden onderhouden in overeenstemming met toepasselijke normen of voorschriften. Beheerders moeten het werk van medewerkers plannen en leiden en de nodige training geven. Het type medisch dossier en de gebruikte systemen worden vaak bepaald door de beheerder. Een beheerder van medische dossiers moet in staat zijn om goede werkrelaties met advocaten, juridisch personeel, overheidsfunctionarissen en andere professionals te onderhouden om betaling te garanderen.
Een van de belangrijkste aspecten van deze functie is de planning, aansturing en evaluatie van de activiteiten van de medische dossiers. Een beheerder van medische dossiers zal doorgaans mensen interviewen om verschillende personeelsposities te vervullen of aanbevelingen doen over het aannemen van personeel. Begeleiding geven of disciplinaire maatregelen nemen zijn ook een groot deel van de dagelijkse verantwoordelijkheden voor deze taak. De beheerder kan ook personeelsleden opleiden om hun specifieke taken en in de vele voorschriften met betrekking tot het onderhoud van medische dossiers, vertrouwelijkheid, bewaring, verwerking en vrijgave van dossiers uit te voeren.
Een andere verantwoordelijkheid van een beheerder van medische dossiers is het formuleren van de juiste procedures en beleid met betrekking tot de inhoud, vertrouwelijkheid en verwerking van medische dossiers. Dit kan het gebruik van een digitaal of geautomatiseerd archiveringssysteem voor medische dossiers vereisen, het opstellen van samenvattende rapporten voor beheer en het formuleren van procedures met betrekking tot het bewaren van medische dossiers die worden verstrekt door beheerde zorgverleners. Een beheerder van medische dossiers kan ook externe dienstverleners kiezen die nodig zijn voor het kopiëren en transcriberen van medische dossiers en ervoor zorgen dat deze leveranciers voldoen aan de voorschriften met betrekking tot de privacy van patiëntinformatie. Om op de hoogte te blijven van de nieuwste methoden en voorschriften die van toepassing zijn op medische dossiers, moet een beheerder mogelijk ook permanente training volgen en zijn referenties bijhouden als een geregistreerde gezondheidsinformatiebeheerder.
Een beheerder van medische dossiers moet de toepasselijke wet- en regelgeving betreffende verwerkingsmethoden en vertrouwelijkheid kunnen begrijpen en interpreteren. Beheerders moeten in staat zijn om regelmatig met advocaten, overheidsfunctionarissen, professionele collega's en zelfs het grote publiek om te gaan. Dit vereist dat een beheerder effectief met veel verschillende mensen kan communiceren. Een van de grootste verantwoordelijkheden van deze taak is het waarborgen van de vertrouwelijkheid van de informatie in medisch. Naleving van wettelijke voorschriften met betrekking tot medische dossiers zorgt voor een juiste en tijdige betaling of terugbetaling van kosten en vergoedingen door externe betalers.