Wat doet een Meeting Planner?
Een vergaderingsplanner verwerkt alle details voor en tijdens zakelijke vergaderingen of congressen. Vergaderplanners bepalen de locaties voor vergaderingen en maken alle boekingen. Ze boeken niet alleen de vergaderruimte, maar maken ook afspraken voor sprekers en cateraars. Planners moeten ervoor zorgen dat alle benodigde audiovisuele en computerapparatuur op tijd op de vergaderlocatie aanwezig is en correct werkt. Een vergaderingsplanner woont de vergadering bij om de aanwezigen te begroeten en eventuele problemen te behandelen, en om opmerkingenkaarten van de aanwezigen te verspreiden en te verzamelen.
Het opvolgen van vergaderresultaten is een belangrijk onderdeel van het zijn van een vergaderplanner en veel planners delen commentaarkaarten uit aan deelnemers. Goede planners proberen altijd hun vaardigheden te verbeteren. Opmerkingen van deelnemers aan de vergadering kunnen de planner helpen bij het vinden van problemen die hij of zij niet heeft opgemerkt, zodat hopelijk dezelfde fouten niet worden herhaald bij toekomstige vergaderingen.
Het doel van de vergadering moet in gedachten worden gehouden door een planner als hij of zij alle afspraken voor het evenement maakt. Als er bijvoorbeeld een zakelijke bijeenkomst werd gehouden met als belangrijkste doel een nieuw bedrijfsproduct te introduceren bij senior managers, zou de planner proberen sprekers te vinden die het meest op de hoogte waren van het item. Afhankelijk van het product kan hij of zij ook regelen dat de producten op het juiste moment tijdens de vergadering door een assistent worden gedistribueerd. Tijdens het evenement kan een meetingplanner sprekers op een platform of podium introduceren.
Vergaderplanners moeten alle afspraken voor evenementen maken die passen binnen het budget dat hun is toegewezen. Om annulering of andere kosten te voorkomen, moet een vergaderplanner bedreven zijn in het geven van de juiste hoeveelheid tijd om ruimte en diensten te reserveren. Hij of zij moet ook contracten begrijpen en weten hoe hij het beste voorstel moet kiezen uit voorstellen die door verschillende bedrijven zijn ingediend. Vergaderplanners moeten meestal minimaal een bachelordiploma hebben.
Registratie van deelnemers wordt zorgvuldig afgehandeld door een vergaderplanner. Vergaderplanners moeten de deelnemers op de hoogte houden van de vergaderschema's en zorgen voor accommodatie en vervoer voor werknemers die vergaderingen buiten de stad bijwonen. Planners moeten er ook voor zorgen dat informatie-items zoals beursbrochures correct worden afgedrukt en op tijd worden bezorgd.
Reizen is een groot deel van de loopbaan van veel planners. De meeste planners verblijven in mooie hotels, omdat bedrijfsseminars meestal in een aantrekkelijke omgeving worden gehouden. Planners moeten er echter zeker van zijn dat ze de ingestelde details en hun geplande evenementen tijdens de vergadering controleren en meestal vroeg in de ochtend beginnen met werken. Een vergaderingsplanner moet altijd het kleinste ding onthouden, zoals ervoor zorgen dat naamtags op tijd zijn aangekomen en nauwkeurig zijn.