Wat doet een payroll-stagiair?
Payroll-stagiairs zijn instapmedewerkers die on-the-job training krijgen voordat ze overstappen naar een vaste salarisklant. Net als een vaste klerk, verwerkt een loonstagiair loonbetalingen van werknemers en voert eventuele noodzakelijke inhoudingen af om belastingen en andere kosten te dekken. Stagiairs werken normaal gesproken onder direct toezicht van ervaren bedienden of afdelingsmanagers.
Doorgaans moet een stagiair op de loonlijst zijn afgestudeerd aan de middelbare school, maar de meeste bedrijven verwachten niet dat stagiairs een universitaire opleiding hebben, aangezien klerkbanen normaal gezien instapposities zijn. Aan cursisten wordt getoond hoe ze tijdkaarten van werknemers kunnen lezen met informatie zoals de uren dat de werknemer heeft gewerkt. Arbeidswetten in sommige landen vereisen dat werkgevers extra geld of overuren betalen aan werknemers wier wekelijkse werktijden bepaalde maxima overschrijden. Bedrijven gebruiken looncodes om reguliere werktijden te onderscheiden van overuren, vakantie en ziekteverlof. Tijdens de initiële oriëntatieperiode krijgen trainees informatie over de verschillende looncodes en hoe ze informatie kunnen invoeren in loonsystemen en software.
In veel landen zijn werkgevers verplicht om belastingen in te houden op het loon van de werknemers en loonadministrateurs en stagiairs zijn verantwoordelijk voor de berekening van deze verplichte inhouding. Medewerkers berekenen het jaarloon van werknemers en gebruiken een belastingtariefmatrix om het belastingbedrag te bepalen dat elke werknemer moet betalen. Daarom moet een loonstagiair goede wiskundevaardigheden en oog voor detail hebben. Bovendien kunnen werknemers in sommige landen premies vóór belastingen aan pensioen- en gezondheidszorgrekeningen betalen. In dat geval moeten bedienden en stagiairs geld aftrekken van salaris en regelingen treffen om het geld op de juiste rekeningen te laten storten.
Af en toe maken afdelingsmanagers en werknemers fouten bij het invoeren van looninformatie en moet een loonstagiair tijdkaarten controleren op juistheid alvorens betalingen te verwerken. Stagiairs moeten vaak contact opnemen met werknemers om problemen met dergelijke fouten op te lossen, wat betekent dat stagiairs goede administratieve en interpersoonlijke vaardigheden moeten hebben. Wetten in veel landen vereisen dat werkgevers loongegevens gedurende meerdere jaren bewaren en stagiairs zijn vaak belast met het indienen van loonstukken.
Dagelijks is een payroll-stagiair verantwoordelijk voor dezelfde taken en verantwoordelijkheden als een medewerker van de vaste salarisadministratie. Terwijl loonadministrateurs meestal verantwoordelijk zijn voor hun eigen werk, wordt het werk van een loonstagiair normaal gesproken geïnspecteerd door een supervisor voordat loonbetalingen worden verwerkt. Bovendien moeten cursisten vaak tests uitvoeren op verschillende aspecten van hun werk voordat ze complexere taken kunnen uitvoeren. Stagiairs die minimale fouten maken, kunnen uiteindelijk werken zonder direct toezicht. Wanneer dit gebeurt, wordt het trainingsproces meestal beëindigd en worden de stagiairs volwaardige loonadministrateur.