Wat doet een planningscoördinator?
Een planningscoördinator beheert in wezen een evenement of vergadering voor een individu of bedrijf, soms op grote schaal. Veelvoorkomende coördinatorposities zijn onder andere huwelijks-, bedrijfs-, congres- en vergadertypen, naast andere coördinatoren die in verschillende industrieën kunnen voorkomen. Deze personen zien een evenement van begin tot eind, waarbij alleen een klant wordt betrokken wanneer een belangrijke beslissing of wijziging van het plan noodzakelijk is. Enkele veel voorkomende taken van een planningscoördinator zijn de selectie van een vergaderlocatie, een overzicht van de behoeften en omgeving van de klant en de aanschaf van voedsel en dranken naast de coördinatie van alle activiteiten tussen leveranciers en de afronding van het evenement voor de klant. Niet alle evenementen zijn hetzelfde, waardoor deze carrière lonend is voor mensen die van afwisseling in een baan houden.
Formeel onderwijs is niet altijd noodzakelijk voor een planningscoördinator, hoewel dit niet betekent dat deze carrière ongeschoold is. Hoewel een grote organisatie die coördinatoren aan klanten verhuurt, mogelijk een universitair diploma nodig heeft, werken veel individuen als aannemers met weinig formeel onderwijs. Gemeenschappelijke graden die van toepassing zijn op dit carrièrepad omvatten public relations, hotel- en gastvrijheidbeheer, communicatie of marketing. In sommige gevallen kan een persoon die ervoor kiest om met zakelijke klanten te werken, een universitair diploma nuttig vinden om zijn of haar vaardigheden boven die van een andere planningscoördinator te plaatsen. Training kan ook nodig zijn zodra een persoon een baan vindt bij een organisatie die meerdere soorten coördinatoren inhuurt.
Wanneer een planningscoördinator voor het eerst in gesprek gaat met een klant, probeert hij of zij het type evenement te achterhalen en wat de klant wenst. Ervaren coördinatoren hebben meestal portefeuilles van eerdere vergaderingen of evenementen die ze als voorbeelden voor nieuwe klanten kunnen gebruiken. Veelvoorkomende beslissingen voor evenementen zijn onder andere de locatie, het niveau van formaliteit, het soort voedsel, de duur van bepaalde activiteiten en een aantal andere. De meeste vergaderingen en evenementen kunnen weken of maanden duren om te plannen, afhankelijk van hun grootte en bereik. Bruiloftcoördinatoren kunnen bijvoorbeeld bijna een jaar nodig hebben om een evenement te plannen op basis van de behoeften en wensen van de klant.
De meeste evenementen waaraan een planningscoördinator werkt, vereisen uitstekende tijdmanagement- en organisatievaardigheden. Zeer succesvolle coördinatoren vinden vaak dat hun talenten in vele richtingen worden getrokken met meerdere klanten en evenementen die tegelijkertijd plaatsvinden. Hoewel sommige coördinatoren dit fysiek en emotioneel uitputtend kunnen vinden, kunnen anderen het energiek vinden om een groot evenement tot een goed einde te brengen. Veel planningscoördinatoren kunnen ook het evenement bijwonen en toezicht houden op meerdere activiteiten, waardoor ze direct kunnen samenwerken met de aanwezigen. Het kan ook de moeite waard zijn om een grootschalige productie op zijn hoogtepunt te zien.