Wat doet een privé-secretaris?

Een privésecretaresse rapporteert vaak aan een bedrijfsleider of eigenaar van een klein bedrijf. Deze speciale assistent kan routinetaken uitvoeren, zoals het beantwoorden van telefoontjes, het openen van de mail en het instellen van afspraken. De taak kan ook bestaan ​​uit het bijwonen van vergaderingen, het maken van notities en het typen van de notulen van deze sessies. Wanneer een manager moet reizen, kan de secretaresse verantwoordelijk zijn voor het maken van vliegtuig- en hotelreserveringen of het verkrijgen van goedgekeurde fondsen voor onkosten.

Het hoofddoel van een privé-secretaresse is vaak om alledaagse taken af ​​te handelen die anders veel tijd van een leidinggevende in beslag zouden nemen. Deze medewerker wordt ook gebruikt om overmatige onderbrekingen van de manager te voorkomen, zowel persoonlijk als telefonisch. Om deze reden screent een secretaresse vaak telefoontjes en bezoekers, waarbij berichten voor de baas worden ontvangen in plaats van dat personen rechtstreeks met die persoon kunnen spreken.

Een privésecretaresse kan ook schriftelijke correspondentie screenen. Dit kan inhouden dat de post wordt opgehaald en geopend. Brieven die door de baas persoonlijk moeten worden behandeld, kunnen vervolgens worden doorgegeven. In sommige gevallen kan de secretaresse toegang hebben tot zakelijke e-mailaccounts en deze ook screenen.

Wanneer een leidinggevende een vergadering houdt, zal soms een privé-secretaris aanwezig zijn. Dit is zodat de secretaris aantekeningen van de vergadering kan maken en vragen kan opschrijven die worden gesteld. Na het evenement kan de secretaresse verantwoordelijk zijn voor het typen van de notulen en deze verspreiden onder de aanwezigen.

Een privé-secretaris fungeert vaak als een soort persoonlijke assistent. Dit betekent soms het verzorgen van reisarrangementen voor de supervisor. De assistent kan ook afspraken maken voor een leidinggevende om zaken te doen met betrekking tot deze reis, bijvoorbeeld het ophalen van een huurauto of het inleveren van de stomerij.

In veel organisaties heeft deze speciale assistent veel te maken met het budget van een afdeling. De privésecretaris kan verantwoordelijk zijn voor het indienen van voorstellen voor nieuwe projecten en het verkrijgen van schattingen voor arbeid of materiaal. In sommige gevallen kan deze werknemer de leiding hebben over een klein geldfonds of winkelen voor kantoorbenodigdheden.

De hoeveelheid onderwijs die nodig is om een ​​privé-secretaris te worden, verschilt van organisatie tot organisatie, maar omvat over het algemeen minimaal een middelbare schooldiploma. College cursussen in bedrijfskunde kunnen ook nuttig zijn. Een prettige persoonlijkheid en het vermogen om goed onder druk te werken worden verwacht, omdat deze secretaresse verplicht kan zijn om een ​​aantal verschillende taken gedurende de werkdag uit te voeren.