Wat doet een Professional Event Planner?
Een professionele evenementenplanner is een man of vrouw die verschillende bedrijfs-, openbare en privé-evenementen en vergaderingen organiseert, opzet en beheert. Hij of zij vindt geschikte locaties, onderhandelt over dagen, tijden en tarieven en bepaalt de behoefte aan eten, drinken, tafels en apparatuur. Veel planners van evenementen wonen de congressen, vergaderingen of concerten bij die ze organiseren om ervoor te zorgen dat aan alle behoeften van de aanwezigen wordt voldaan. Een professional kan in dienst zijn van een planbureau, een intern comité van een bedrijf of een onafhankelijk bedrijf leiden.
Er moet veel tijd en moeite worden gestoken in de planning van een groot evenement. Veel bedrijven, overheidsinstellingen en organisaties hebben simpelweg niet de tijd, ervaring en middelen om een kwaliteitsbijeenkomst samen te stellen. Een professionele evenementenplanner kan de stress van klanten en bedrijven wegnemen door alle taken op zich te nemen die gepaard gaan met het plannen en uitvoeren van een conventie. Hij of zij krijgt meestal een basisidee over waar een evenement om draait, inclusief waarom het plaatsvindt, budgetinformatie en het aantal mensen dat aanwezig zal zijn. De evenementenplanner zoekt vervolgens naar de beste locaties, onderhandelt over tarieven en stelt datums en tijden vast.
Afhankelijk van het soort bijeenkomst, moet een professionele evenementenplanner mogelijk cateringdiensten, entertainment of speciale apparatuur regelen, zoals microfoons, videorecorders en projectoren voor seminars en conferenties. Zodra alles is gepland, houdt de evenementenplanner toezicht op de opstelling van stoelen, tafels en decoraties en beheert hij andere voorbereidende taken op het terrein. Hij of zij bezoekt vaak evenementen en zorgt ervoor dat eten en drinken niet opraken en dat hun klanten tevreden zijn met hun werk.
Veel evenementenplanners werken voor grote planningsbedrijven, waar ze meestal specifieke taken krijgen, zoals het vaststellen van tarieven of het vinden van geschikte locaties. Een zelfstandige professionele evenementenplanner neemt echter vaak alle taken op zich, waaronder het promoten, marketing, financieren en begeleiden van evenementen. Het werk kan hectisch zijn, hoewel een ervaren professional alle voorzorgsmaatregelen en voorbereidende stappen neemt die nodig zijn om ervoor te zorgen dat alles soepel verloopt.
Er zijn geen vaste vereisten om een professionele evenementenplanner te worden, hoewel veel mensen een universitair of bachelor diploma hebben in bedrijfsbeheer, public relations, communicatie of financiën. Veel nationale organisaties bieden lidmaatschappen en vrijwillige certificeringstests voor evenementenplanners aan, die een professional kunnen helpen zijn of haar referenties en kansen op het vinden van een baan te verbeteren. Certificering is vooral belangrijk voor zelfstandige planners, zodat klanten erop kunnen vertrouwen dat ze te maken hebben met professionals.