Wat doet een projectassistent?
Een projectassistent helpt meestal een projectmanager of een projectdirecteur met de taken die nodig zijn om een taak uit te voeren. In de meeste gevallen omvat dit administratieve en administratieve functies. De projectassistent kan ook vergaderingen bijwonen en zal waarschijnlijk verantwoordelijk zijn voor het beantwoorden van vragen in afwezigheid van de projectmanager. Afhankelijk van de grootte van het project, kan de assistent zijn toegewezen aan een enkele taak en projectmanager of kan hij meer dan één manager tegelijkertijd op meer dan één project helpen.
De kern van het werk van een projectassistent draait meestal om administratieve en administratieve taken. De meeste projecten zijn sterk afhankelijk van bestanden en spreadsheets, inclusief tijdlijnen, budgetten en takenlijsten. Het up-to-date houden van deze updates, het communiceren van de updates en het documenteren van veranderingen zijn een cruciaal onderdeel van projectmanagement en zijn taken die in het algemeen bij de assistent vallen wanneer die er is. Veel bedrijven hebben specifieke vereisten met betrekking tot wat moet worden gedocumenteerd en wat moet worden bewaard in fysieke bestanden.
Andere soorten papierwerk vallen vaak ook onder de projectassistent. Dit kan het aanvragen en indienen van verzekeringsformulieren en vergunningen, het invullen van inkooporders en meer omvatten. Het omvat ook vaak het beheren van correspondentie, zoals het verstrekken van regelmatige rapporten en updates aan de klant.
De projectassistent zal ook vaak vergaderingen bijwonen en deelnemen aan conferentiegesprekken. Dit omvat doorgaans zowel interne teambijeenkomsten als klantbijeenkomsten. In veel gevallen is de assistent belast met het maken van aantekeningen van de vergadering en het daarna ontwikkelen en verspreiden van een vergaderingsrapport. Een belangrijk onderdeel van dergelijke rapporten is de identificatie van actie-items en de toewijzing van verantwoordelijkheid voor elk. Het is ook belangrijk om vervaldatums te identificeren.
Hoewel de projectmanager of directeur traditioneel meer verantwoordelijkheid heeft voor het nemen van beslissingen, het beheren van klantrelaties en ervoor zorgt dat het project binnen het budget en op schema blijft, moet de assistent te allen tijde op de hoogte zijn van de status van het project, omdat hij kan worden opgeroepen om beantwoord vragen als de manager niet beschikbaar is. Projectmanagers kunnen in vergaderingen zijn, ziek zijn of op vakantie zijn wanneer een stuk informatie nodig is door bijvoorbeeld een teamlid of een klant. Weten waar de gegevens te vinden zijn, is van cruciaal belang.
Een projectassistent die niet is toegewijd aan een enkel project, maar eerder verantwoordelijk is voor het ondersteunen van meerdere managers of meerdere projecten, zal verantwoordelijk zijn voor het uitvoeren van deze taken voor elk project. Dit betekent dat de assistent zeer georganiseerd moet zijn. Hij moet ook prioriteiten kunnen stellen en weten wat hij moet doen als de eisen van twee of meer projecten met elkaar in conflict zijn.