Wat doet een projectmanager?

De hoofdtaak van elke projectmanager is het organiseren van mensen en het beheren van verschillende taken om een ​​specifiek doel te bereiken. Wat dat doel of "project" is, kan sterk variëren. Soms is het de publicatie van een rapport of de organisatie van een conferentie; het kan ook de voltooiing zijn van een gebouw of verbouwing, of de uitvoering van een interieurontwerp. Hoewel de instellingen erg kunnen verschillen, delen managers enkele universele kenmerken. Allemaal gericht op het managen van mensen, ten eerste, en ze vereisen allemaal een breed overzicht van de individuele taken die moeten worden volbracht om het doel te bereiken. Een groot deel van de taak van een projectmanager is het opstellen van een masterplan van actie en er vervolgens voor zorgen dat alle stukken aanwezig zijn om dat plan tot voltooiing te zien.

Algemene doelstellingen

Projectmanagers zijn in wezen leiders die actie in een bepaalde richting organiseren. Ze hebben meestal de taak om iets specifieks te voltooien en vervolgens voorzien van een staf - vaak een 'team' genoemd - om het doel te helpen bereiken. Managers beginnen meestal met het opsplitsen van het grotere einddoel in kleinere stukken en stellen vervolgens interne deadlines in voor het voltooien van elk onderdeel. Kalenders vormen een belangrijk onderdeel van het werk, net als regelmatige personeelsbeoordelingen en peptalk, indien nodig.

Veel projectmanagementexperts zeggen dat een manager vier hoofdgebieden moet hebben om succesvol te zijn. Hij of zij moet de reikwijdte van het project begrijpen. De manager moet de juiste mensen en materialen vinden en deze effectief gebruiken. Alle taken moeten worden gepland zodat ze op tijd worden voltooid. De projectmanager moet er ook voor zorgen dat het project wordt voltooid binnen het toegewezen budget.

Het belang van coördinatie

Een van de belangrijkste onderdelen van het werk van een projectmanager is personeelscoördinatie. De manager moet teams kunnen creëren die effectief en gemotiveerd zijn om consistent goed werk te produceren. Het vermogen om taken en verantwoordelijkheden te delegeren is essentieel en managers moeten bereid zijn in te grijpen en wijzigingen aan te brengen als zich een probleem of vertraging voordoet.

Om een ​​project succesvol te coördineren, moet de manager weten wat elk teamlid doet en of die persoon zijn of haar deadlines zal halen. Veel projectmanagers gebruiken speciale softwareprogramma's om dit te volgen. Met deze software kunnen teamleden het project vaak met elkaar bespreken, takenlijsten van projecten bekijken en wie verantwoordelijk is voor welke taken, en bestanden en documenten delen. Het kan managers ook laten zien welke taken op schema liggen en waar het project qua budget staat. Dit type software is vooral waardevol voor grote projecten en teams.

Office-gebaseerde conceptuele projecten

In zakelijke en andere kantoren hebben de meeste projecten die de aandacht van een manager nodig hebben, betrekking op onderzoek en schrijven. Aandeelhoudersrapporten, belangrijke samenvattingen van bevindingen en publicaties van wetenschappelijke laboratoria of non-profitorganisaties zijn vaak complexe inspanningen die veel verschillende stappen vereisen om van de "ideeënfase" naar voltooiing te gaan. Projectmanagers in deze instellingen fungeren meestal als informatiecoördinatoren en zorgen ervoor dat alle benodigde elementen op de juiste manier samenkomen.

Office-projecten vereisen doorgaans veel persoonlijke samenwerking, die de projectmanager meestal organiseert. Hij of zij houdt bij wie wat doet door interviews te plannen of de voortgang elektronisch bij te houden, meestal via databases of digitale communicatie zoals e-mail. Teamleiders zijn meestal ook verantwoordelijk voor het voorbereiden van het eindproduct, inclusief proeflezen en last-minute wijzigingen. Het succes of falen van het project ligt meestal op de schouders van de manager, en hij of zij moet alle keuzes voor bedrijfsoversten kunnen rechtvaardigen.

Fysieke projecten uitvoeren

Het is vaak een stuk eenvoudiger om de dagelijkse werking van een projectmanager te zien wanneer het project iets tastbaars is, zoals een bouw- of landschapsinspanning. In deze instellingen fungeren managers meestal als siteleiders en zorgen ze ervoor dat alle teamleden een baan hebben en begrijpen wat het precies is wat ze moeten doen. Dit soort leider is meestal verantwoordelijk voor het regelen van alle benodigde gereedschappen en benodigdheden, en moet ook fungeren als de communicatie tussenpersoon voor de mensen die eigenaar zijn van het land of gebouw waaraan wordt gewerkt en degenen die het te coördineren werk coördineren. Deze taak vereist vaak een combinatie van kantoorplanning en daadwerkelijke bezoeken ter plaatse en coördinatie.

Vaardigheden en ervaring vereist om de baan te krijgen

Het kost meestal veel ervaring om de taak van een projectmanager te krijgen. Meestal worden managers gekozen binnen een organisatie - dat wil zeggen dat ze worden geselecteerd op basis van hun ervaring met het soort werk dat moet worden beheerd en gecoördineerd. Veel hangt af van de industrie en het project in kwestie, maar geavanceerd onderwijs op het gebied van focus of in bedrijfs- of personeelsbeheer kan ook nuttig zijn.

Veel mensen die geïnteresseerd zijn in het opnemen van projectmanagementrollen volgen lessen om gecertificeerd te worden. Programma's worden aangeboden door een aantal verschillende scholen, hoewel de Project Management Professional (PMP) ® -certificering van het Project Management Institute alom wordt gerespecteerd. Het komt steeds vaker voor dat bedrijven die externe projectmanagers inhuren, deze referenties specifiek vermelden in hun vacatures.