Wat doet een voorstelcoördinator?

Een voorstelcoördinator is een kritieke positie bij veel verkoopbedrijven. Taken omvatten het verzamelen van gegevens van verschillende bijdragers op meerdere afdelingen of functionele gebieden, het opmaken van voorstellen volgens indieningseisen, het bijhouden van deadlines en het monitoren van de status van ingediende voorstellen. Een voorstelcoördinator kan worden toegewijd aan de taak in een groot bedrijf of, in een kleiner bedrijf, kan extra functies hebben. De coördinator is vaak lid van het verkoopteam, maar kan ook deel uitmaken van de marketing- of bedrijfsontwikkelingsafdelingen.

Elk bedrijf dat iets verkoopt, of het nu een product of dienst is, moet voorstellen schrijven. Dit kan een reactie zijn op een verzoek om prijzen of kan gewoon een proactieve poging zijn om zaken te doen. Sommige voorstellen zijn vrij eenvoudig en bevatten alleen basisinformatie zoals een lijst met leveringsables, voorwaarden en prijzen. Andere voorstellen, met name die voor grote, complexe banen, zijn vrij lang en vereisen de assemblage vanveel informatie.

Ongeacht de mate van complexiteit moet elk voorstel worden ontwikkeld voordat het aan de klant kan worden gepresenteerd. Dit is waar een voorstelcoördinator binnenkomt. Het is zijn taak om de vereisten van elk voorstel te beoordelen en een document te ontwikkelen dat aan al deze criteria voldoet.

Een van de primaire taken van een voorstelcoördinator is het assembleren van prijzen. Dit kan het berekenen van product- en serviceprijzen, belastingen, verzendkosten en meer omvatten. In de meeste gevallen is de coördinator niet verantwoordelijk voor het genereren van de prijzen of het bepalen van markups, maar is het eerder verantwoordelijk voor het verkrijgen van prijsinformatie van de juiste partij of partijen en het in het voorstel te stoppen.

Andere soorten informatie moeten ook in sommige voorstellen worden geplaatst. Bij het reageren op een biedingsverzoek moet een voorstel bijvoorbeeld alle informatie bevatten die door dat verzoek is opgegeven. Deze CAn Neem informatie op over kredietbeoordelingen, gebruik van onderaannemers en referenties. Biedingen kunnen ook vereisen dat ondersteunende documentatie, zoals een bewijs van verzekering, moet worden opgenomen in de biedreactie. De voorstelcoördinator is verantwoordelijk voor het verzamelen van alle vereiste gegevens van gebieden zoals boekhouding, risicobeheer, activiteiten en inkoop voor het ontwikkelen van het Document van Bid Response.

In veel gevallen is een voorstelcoördinator verantwoordelijk voor het beheren van een voorstel tijdsbestek. Dit kan zijn onder meer dat bijdragers herinneren wanneer de informatie moet worden verstrekt en opvolgt wanneer informatie niet wordt ontvangen. Het betekent ook ervoor zorgen dat voorstellen op de vervaldatum worden afgeleverd. Sommige voorstelcoördinatoren houden ook rekening met voorstellen die zijn ingediend en document worden geaccepteerd en die worden afgewezen.