Wat doet een voorstelcoördinator?
Een voorstelcoördinator is een kritieke positie in veel verkoopbedrijven. Taken omvatten het verzamelen van gegevens van verschillende bijdragers over meerdere afdelingen of functionele gebieden, het formatteren van voorstellen op basis van de indieningsvereisten, het volgen van deadlines en het volgen van de status van ingediende voorstellen. Een voorstelcoördinator kan zijn toegewezen aan de taak in een groot bedrijf of, in een kleiner bedrijf, kan extra functies hebben. De coördinator is vaak lid van het verkoopteam, maar kan ook deel uitmaken van de afdelingen marketing of bedrijfsontwikkeling.
Elk bedrijf dat iets verkoopt, of het nu een product of dienst is, moet voorstellen schrijven. Dit kan een reactie zijn op een prijsaanvraag of gewoon een proactieve poging om zaken te verdienen. Sommige voorstellen zijn vrij eenvoudig en bevatten alleen basisinformatie zoals een lijst met te leveren producten, voorwaarden en prijzen. Andere voorstellen, met name die voor grote, complexe taken, zijn vrij lang en vereisen de verzameling van veel informatie.
Ongeacht de complexiteit moet elk voorstel worden ontwikkeld voordat het aan de klant kan worden gepresenteerd. Hier komt een voorstelcoördinator binnen. Het is zijn taak om de vereisten van elk voorstel te bekijken en een document te ontwikkelen dat aan al die criteria voldoet.
Een van de belangrijkste taken van een voorstelcoördinator is het samenstellen van prijzen. Dit kan het berekenen van de prijs van producten en diensten, belastingen, verzendkosten en meer omvatten. In de meeste gevallen is de coördinator niet verantwoordelijk voor het genereren van de prijsstelling of het bepalen van markeringen, maar eerder voor het verkrijgen van prijsinformatie van de juiste partij of partijen en deze in het voorstel te plaatsen.
In sommige voorstellen moeten ook andere soorten informatie worden geplaatst. Bij het reageren op een biedingsverzoek moet een voorstel bijvoorbeeld alle informatie bevatten die in dat verzoek is gespecificeerd. Dit kan informatie over kredietratings, gebruik van onderaannemers en referenties omvatten. Biedingen kunnen ook vereisen dat ondersteunende documentatie, zoals een verzekeringsbewijs, bij de biedreactie wordt gevoegd. De coördinator van het voorstel is verantwoordelijk voor het verzamelen van alle vereiste gegevens uit gebieden zoals boekhouding, risicobeheer, operaties en inkoop voor het ontwikkelen van het biedingsdocument.
In veel gevallen is een voorstelcoördinator verantwoordelijk voor het beheer van een voorsteltijdschema. Dit kan inhouden dat bijdragers eraan worden herinnerd wanneer informatie verschuldigd is en opvolgen wanneer er geen informatie wordt ontvangen. Het betekent ook dat ervoor moet worden gezorgd dat voorstellen vóór de vervaldatum worden ingediend. Sommige voorstelcoördinatoren houden ook bij welke voorstellen zijn ingediend en gedocumenteerd die zijn aanvaard en die zijn afgewezen.