Wat doet een voorstelmanager?

Doorgaans heeft een voorstelmanager de verantwoordelijkheid om alle voorstellen van een organisatie te beheren. Dit houdt in dat het voorstelproces wordt gecoördineerd, de werkelijke voorstellen worden voorbereid en voorstellen aan potentiële klanten worden gepresenteerd. De offertemanager zal een aanzienlijke hoeveelheid tijd besteden aan het beoordelen van offerteaanvragen (RFP's), het bevestigen van vereisten met potentiële klanten, en daarna het starten van het offerteproces. Meestal werkt hij aan een deadline en is hij of zij verantwoordelijk voor het delegeren van alle taken die nodig zijn om een ​​voorstel te voltooien, terwijl hij toezicht houdt op het schrijven, bewerken, illustreren en alle andere productie-inspanningen die aan het voorstel zijn gekoppeld. Bovendien zal hij of zij een voorstelplanning ontwikkelen, de meest urgente taken identificeren en voorstelprioriteiten toewijzen volgens intern ontwikkelde procedures.

Zodra een voorstelmanager een RFP ontvangt, leest hij of zij het hele document en legt hij zich toe op het begrijpen van de specificaties en verwachtingen van de klant, evenals de relevante deadlines en het budget. Tijdens het beoordelingsproces maakt de voorstelmanager vaak aantekeningen en noteert hij vragen die hij of zij met de klant zal verduidelijken voordat hij begint. Van daaruit stelt hij of zij een voorstelplan op, schetst elke fase van het voorstel, evenals de vereisten, en schetst een schema tot de deadline van het voorstel. Het delegeren van taken maakt deel uit van het planningsproces waarbij de manager organisatorische en uitbestede middelen en expertise inschakelt om het voorstel bij te dragen.

Effectief toezicht staat centraal in de taak van een voorstelmanager, zodra het voorstel aan de gang is. Hij begeleidt alle teamleden in het voorstelteam en verspreidt de vereiste informatie en houdt toezicht op de productie van alle voorstelpagina's, inclusief esthetiek en schriftelijke inhoud. Hij zal periodiek de voortgang evalueren en ervoor zorgen dat het voorstel in overeenstemming is met het verzoek van de klant. Na voltooiing van het eerste concept, zal de voorstelbeheerder het concept beoordelen op juistheid en consistentie en om ervoor te zorgen dat het voorstel aansluit op de verzoeken van de klant. Daarna zal hij of zij het document voor alle revisies aan het voorstelteam retourneren voordat het naar de potentiële klant wordt doorgestuurd.

Als vertegenwoordiger van de organisatie voor voorstellen, zal de voorstelbeheerder ook regelmatig sitebezoeken afleggen om met klanten te communiceren, naast het bijwonen van biederconferenties. Na goedkeuring van een klant met betrekking tot een ingediend voorstel, zal hij of zij ook deelnemen aan het voltooien en uitvoeren van het contract. Vaak omvat dit het onderhandelen over definitieve overeenkomsten en het informeren van zijn of haar organisatie bij het opstarten van de voorgestelde werkzaamheden. Het houden van personeelsvergaderingen in het geval een voorstel mislukt, is ook van cruciaal belang voor de taak.