Wat doet een inkoopbegeleider?
Een inkoopbegeleider is een type manager dat verantwoordelijk is voor de inkoopgroep. Als onderdeel van hun werk ondersteunen inkoopbegeleiders de bedrijfsvoering door inkoopaanvragen te beoordelen, afwijkingen in inkoopprijzen goed te keuren en overtollige en verouderde kosten te beheersen. Als de inkoopbegeleider in dienst is van een productiefaciliteit, is hij ook verantwoordelijk voor het werken met programmabeheer en productieplanners om te bepalen wanneer materiaal beschikbaar is voor bewerkingen om producten te bouwen.
Aankoopaanvragen zijn de aanvragen om producten te kopen ter ondersteuning van klantorders. Een inkoopbegeleider beoordeelt de aanvragen tot bestellen en bepaalt wat moet worden besteld. De daadwerkelijke orderinvoer wordt uitgevoerd door kopers die voor de inkoopbegeleider werken. Meestal zijn deze aanvragen tot bestellen een uitvoer van een ERP-systeem (Enterprise Resource Planning). Voordat hij de kopers machtigt om bestellingen bij leveranciers te plaatsen, zal de inkoopbegeleider met leden van het managementpersoneel overleggen om te bevestigen dat de vraag van de klant en de fabriekscapaciteit voldoende zijn om deze bestellingen te ondersteunen.
Inkoopprijsafwijkingen (PPV) zijn het resultaat van een genoteerde eenheidsprijs die hoger is dan de standaard eenheidsprijs die in het ERP-systeem is geladen. Een ongunstige PPV kan ertoe leiden dat het bedrijf minder winst maakt, dus moet de inkoopbegeleider eventuele ongunstige PPV's beoordelen om de oorzaak te achterhalen. Als de oorzaak te wijten is aan door de klant veroorzaakte problemen, zoals aanvragen in doorlooptijd of kleinere benodigde hoeveelheden dan oorspronkelijk was opgegeven, zal de inkoopmanager een verzoek indienen bij de programmamanager om de PPV bij de klant te laten herstellen. Als de oorzaak verband houdt met kopersfouten of andere niet-door de klant veroorzaakte problemen, voert de inkoopbegeleider een analyse van de hoofdoorzaak uit en biedt zo nodig aanvullende training of procesupdates aan om te voorkomen dat het probleem zich in de toekomst voordoet.
Inkoopmanagers zijn ook verantwoordelijk voor het beheersen van overtollige en verouderde kosten. Excess is de hoeveelheid materiaal in eigendom van een bedrijf die groter is dan de vraag van hun klant. Verouderd verwijst naar elk materiaal waarvoor geen vraag is, dus geen gebruik. Aankopende supervisors controleren periodiek bij de hand en op bestellingsmateriaal om te controleren of er geen gestrand materiaal is.
In het geval dat een verandering van de vraag van de klant ertoe leidt dat materiaal teveel wordt, zal de inkoopbegeleider met de kopers samenwerken en proberen het teveel aan de oorspronkelijke leverancier terug te geven. Nadat deze due diligence is uitgevoerd, wordt nog steeds gestrand materiaal meestal in een overmatige claim bij de klant ingediend voor betaling. Verouderd materiaal is vaak te wijten aan een technische wijziging die mogelijk een bepaald onderdeel uit de stuklijst heeft verwijderd. De inkoopafdeling probeert de onderdelen te retourneren of een andere manier te vinden om ze te gebruiken. Als het niet lukt, wordt een verouderde claim bij de klant ingediend.