Wat doet een registratievertegenwoordiger?
Een registratievertegenwoordiger verwijst meestal naar een persoon die in een ziekenhuis of andere grote zorgverlener werkt en patiënten helpt en registreert wanneer ze voor het eerst binnenkomen. In sommige gevallen kan deze functie echter in andere omgevingen worden gebruikt; alles van een persoon die studenten helpt bij het aanmelden voor cursussen aan een hogeschool of universiteit, tot een persoon op een cruiseschip die gasten bij aankomst naar hun kamer meldt. Deze functiebeschrijvingen voor een registratievertegenwoordiger komen echter veel minder vaak voor. Meestal begroet deze persoon mensen in een ziekenhuis, of ze er nu zijn voor geplande tests of aankomen voor een noodgeval.
De meeste grotere ziekenhuizen hebben twee registratieafdelingen. De ene zal zich waarschijnlijk in een polikliniek bevinden, waar patiënten die naar het ziekenhuis komen voor geplande tests en procedures aankomen om in te checken. De tweede registratieafdeling zal zich in de afdeling spoedeisende hulp bevinden. Elk van deze afdelingen zal waarschijnlijk te allen tijde een dienstdoende registratie hebben; de meeste ziekenhuizen hebben een aantal vertegenwoordigers tegelijk, zodat patiënten niet hoeven te wachten. Werknemers die op de polikliniek werken, hebben mogelijk een regelmatiger schema, omdat het onwaarschijnlijk is dat het 's nachts geopend is.
Dagelijks zal de registratievertegenwoordiger patiënten begroeten bij binnenkomst in het ziekenhuis of de zorginstelling. Hij of zij verzamelt basisinformatie van patiënten, zoals naam, adres en contactgegevens voor noodgevallen. De vertegenwoordiger voert ook verzekeringsinformatie in de computer in en bepaalt de reden voor het bezoek van de patiënt. Zodra al deze informatie is verzameld, zal de registratievertegenwoordiger de patiënt naar de juiste locatie leiden om een behandeling te ontvangen of naar zijn of haar afspraak te gaan. Om deze reden is het noodzakelijk dat de vertegenwoordiger een grondig inzicht heeft in de faciliteit en de verschillende afdelingen.
Een registratievertegenwoordiger kan ook verantwoordelijk zijn voor het beantwoorden van telefoons om vragen van patiënten te beantwoorden, evenals voor het bijhouden van een archiveringssysteem, of dit nu op papier of digitaal is. Het is heel belangrijk dat iedereen in deze functie detailgericht en verantwoordelijk is, en discreet met gevoelige patiëntinformatie. Voor degenen die op een afdeling spoedeisende hulp werken, is het belangrijk om kalm en onder controle te kunnen blijven in stressvolle of verontrustende situaties. Dit is meestal een instappositie in de meeste zorginstellingen, maar er zijn vaak mogelijkheden voor promotie naar verschillende administratieve gebieden.