Wat doet een secretaresse?

Secretaresses kunnen verschillende taken hebben, afhankelijk van hun werkplek, maar in het algemeen zijn ze verantwoordelijk voor het soepel draaien van kantoren door een combinatie van administratieve en beheerstaken op laag niveau uit te voeren. Deze professionals beantwoorden meestal telefoons en e-mailcorrespondentie en beheren archiveringssystemen; ze kunnen ook post sorteren, vergaderingen organiseren en communicatie tussen kantoren coördineren. In de meeste gevallen wordt het werk beschouwd als "instapniveau", wat betekent dat er geen speciale vaardigheden of opleidingskwalificaties vereist zijn voor succes. Evengoed is er meestal ruimte voor vooruitgang. Mensen met veel potentieel of ervaring zijn vaak in de race voor steeds prestigieuzere banen met steeds hogere lonen.

Administratieve assistent, bediende en persoonlijke assistent banen zijn meestal opgenomen in deze paraplu. Al deze functies zijn administratief en concentreren zich meestal op papierwerk en elektronisch documentbeheer. Een van de weinige uitzonderingen zijn regeringsniveau of andere officiële 'secretaresses', zoals de minister van Defensie of de minister van Financiën. Hoewel deze titels een zuiver lage functie kunnen suggereren, zijn functionarissen in deze rollen over het algemeen vrij hoog in rang en doen ze meestal weinig tot geen administratief of administratief werk.

Administratieve vaardigheden

Kantoorbeheer is een van de belangrijkste secretariële taken. Deze categorie van werkzaamheden kan enigszins breed zijn, maar omvat bijna altijd administratieve en administratieve taken. Secretaresses beheren gewoonlijk kantoorpapier, waaronder het verzenden en ontvangen van e-mail, het maken en organiseren van archiveringssystemen en het beheren van correspondentie. In de meeste instellingen zijn computer- en tekstverwerkingsvaardigheden essentieel.

Op de meeste plaatsen is het beantwoorden van telefoontjes ook een belangrijk onderdeel van het werk. Secretaresses zijn vaak de eerste mensen klanten en klanten zullen spreken bij het bellen van een bedrijf. Als zodanig zijn meestal goede manieren en een hoffelijke houding vereist. Professionals moeten doorgaans veel tact tonen bij het opnemen van berichten, het in de wacht zetten van bellers of het beantwoorden van basisvragen.

Planning en kalenders

In veel instellingen zijn administratief personeel verantwoordelijk voor het beheer van kantooragenda's en individuele agendakalenders. Ze zijn vaak verantwoordelijk voor het plannen van vergaderingen en afspraken en het oppassen voor conflicten en dubbele boekingen. Deze taak is met name uitgesproken op plaatsen zoals medische praktijken waar patiënten constant om afspraken vragen, maar kan overal optreden waar medewerkers van een hoger niveau "veel gevraagd" zijn. Zelfs als het alleen een kwestie is van het plannen van een lunchvergadering of het regelen van dinerreserveringen, secretaresses zijn meestal enkele van de eerste mensen waar leidinggevenden en managers om hulp vragen.

Beheer plichten

Behalve administratieve vaardigheden moeten administratief personeel tijd- en mensenbeheerders zijn. Ze moeten anticiperen op de behoeften van kantoorpersoneel, interne problemen snel oplossen en efficiënt werken om verschillende mensen te coördineren en bij elkaar te brengen. Uitstekende mensenvaardigheden zijn erg belangrijk, vooral als het gaat om het managen van leidinggevenden en andere belangrijke medewerkers. Veel van het werk kan "achter de schermen" zijn met secretaresses die anticiperen op de behoeften en eisen van hun superieuren voordat verzoeken zelfs worden gedaan.

Positie in personeelshiërarchie

In de meeste kantoren worden secretaresses als enigszins laag niveau beschouwd en bevinden ze zich bijna altijd onderaan de pikorde van het kantoor. Ze beantwoorden meestal aan zowel het middenkader als het senior management en ze moeten doorgaans iedereen in gelijke mate helpen. Grote bedrijven en kantoren hebben vaak hele secretariële pools, in welk geval er iets van een meer genuanceerde hiërarchie naar voren komt. In deze instellingen kunnen sommige werknemers worden belast met ondergeschikte taken zoals het indienen en beantwoorden van telefoongesprekken, terwijl anderen planningen kunnen beheren en kunnen communiceren met personeel van hogere rang. Vooruitgang in deze kantoren hangt meestal af van tijd en ervaring.

Een van de meest prestigieuze werkzaamheden die een secretaresse kan krijgen, is persoonlijke assistentie. Veel senior executives en bedrijfsleiders hebben toegewijde beheerders wier hele leven is gewijd aan de zorg en het beheer van het schema van één leider. Dit type secretaresse moet meestal lange uren werken en omgaan met soms onvoorspelbare eisen en verzoeken, maar is vaak een van de best betaalde en meest gerespecteerde van het beroep.

Vereisten voor training en scholing

Verschillende werkgevers hebben verschillende eisen aan hoe hun secretaresses worden opgeleid. In sommige gevallen is een middelbare schooldiploma of gelijkwaardig alles dat nodig is, terwijl in andere de voorkeur wordt gegeven aan echte secretariële diploma's of graden. Community hogescholen en scholen voor beroepsonderwijs bieden vaak programma's aan waarin geïnteresseerde studenten de ins en outs van tekstverwerking en kantoorbeheer kunnen leren. Dit soort natuurlijk volgen is vaak een goed idee, zelfs als het niet strikt vereist is, omdat het een toepassing kan helpen opvallen en nieuwe medewerkers een voorsprong kan geven als het gaat om ervaring.

Bijzondere omstandigheden: officiële en regeringssecretarissen

De term 'secretaris' is mogelijk niet altijd aan een kantoorbeheerder verbonden. In sommige gevallen, met name die waarbij hooggeplaatste regeringsfunctionarissen betrokken zijn, kan de aanwijzing in ere-hoedanigheid worden gebruikt om aan te geven dat een brede sector wordt bestuurd. Ambtenaren die leiding geven aan afdelingen of toezicht houden op grote regeringsdivisies kunnen secretariële titels gebruiken, maar hun taken mogen niet worden verward met meer gebruikelijke functies voor kantoorbeheer.