Wat doet een senior inkoopmanager?
Een senior inkoopmanager houdt toezicht op het inkoopproces van een bedrijf. Hij bepaalt het beleid en de procedures waarmee het personeel goederen en diensten van geautoriseerde leveranciers kan kopen. Als senior manager is hij verantwoordelijk voor de vlotte werking van de acquisitie van de goederen en diensten die het bedrijf nodig heeft, inclusief procesplanning, aanbesteding, gunning en evaluatie.
Inkoop is de formalisering van het inkoopproces van een organisatie. In plaats van het personeel naar eigen inzicht aankopen te laten doen vanuit verschillende bronnen, creëert het bedrijf een pool van geautoriseerde leveranciers waaruit het personeel aankopen kan doen. Hierdoor kan het bedrijf de beste prijzen bedingen, een consistent kwaliteitsniveau vaststellen en belangenconflicten voorkomen. Verder stroomlijnt de inkoop de inkoop, aangezien geautoriseerde leveranciers in een bedrijfsdatabase worden geplaatst en centraal worden beheerd.
De inkoop- of inkoopafdeling van het bedrijf wordt meestal geleid door een senior inkoopmanager die leiding geeft aan inkoopmedewerkers of managers. Deze senior manager is verantwoordelijk voor het vaststellen van het inkoopbeleid en de procedures van het bedrijf, die meestal worden gecodificeerd in een bedrijfshandboek. Van hem wordt verwacht dat hij op de hoogte blijft van best practices op het gebied van inkoop en deze normen implementeert in het inkoopsysteem van het bedrijf. De senior inkoopmanager zorgt ook vaak voor de training van inkoopafdelingspersoneel en de opleiding van regulier personeel in een goede inkoopprocedure.
Functioneel gezien zijn de senior inkoopmanager en zijn medewerkers verantwoordelijk voor het ontwikkelen van leveringsbronnen in reactie op zakelijke behoeften. Hij moet een systeem opzetten om de inkoopbehoeften van het bedrijf voortdurend te identificeren en vervolgens leveranciers onderzoeken die aan die behoeften kunnen voldoen. Het proces van het identificeren van nieuwe inkoopbronnen gaat door, zelfs nadat een leverancier is geselecteerd. Er is ook de mogelijkheid dat een nieuwe verkoper een betere prijs of merchandise van hogere kwaliteit kan aanbieden, zodat de senior inkoopmanager bekend moet blijven met de meest recente opties.
Senior inkoopmanagers houden ook toezicht op de gehele inkoopworkflow. Dit omvat inkoopplanning, waardoor de details van de inkoopbehoeften van het bedrijf beschikbaar zijn voor leveranciers voor het bieden en gunnen van contracten. De senior manager zal waarschijnlijk persoonlijk betrokken worden bij de onderhandelingen om contractvoorwaarden te verstevigen, zodat het bedrijf de best mogelijke prijs krijgt.
Aan de achterkant zijn inkoopmanagers op het hoogste niveau meestal betrokken bij de evaluatie van leveranciers zodra het contract is gegund. De senior inkoopmanager zorgt ervoor dat goedgekeurde leveranciers voldoen aan de kostenbepalingen, het leveringsschema en de kwaliteitsnormen die in het contract zijn vastgelegd. Hij bewaakt de tevredenheid van het personeel met goedgekeurde leveranciers en ontwikkelt een ratingsysteem, dus er is een kwantitatief mechanisme om de prestaties te evalueren wanneer het contract van een leverancier wordt verlengd.