Wat doet een coördinator voor speciale evenementen?
Een speciale evenementencoördinator plant en voert evenementen uit voor individuele en zakelijke klanten. Verantwoordelijk voor alle minutieuze details van een evenement, houden degenen in deze functie vaak toezicht op andere servicemedewerkers, waaronder contractmedewerkers. Soms vereist een functiebeschrijving voor dit type carrière een graad of een andere gespecialiseerde training, terwijl anderen alleen verifieerbare ervaring en een sterke reputatie vereisen voor het leveren van kwaliteitsresultaten.
Ook bekend als een evenementenplanner, sommige van de evenementen of activiteiten waarvoor een speciale evenementencoördinator kan worden ingeschakeld, zijn onder meer bruiloften, recepties, zakelijke bijeenkomsten, banketten en privéfeesten. Een coördinator is misschien eigenaar van haar of zijn eigen evenementcoördinatiebedrijf, maar velen zijn werknemers in loondienst voor grote bedrijven en instellingen. Coördinatoren die binnen een bedrijfsomgeving werken, worden vaak gebruikt als onderdeel van een public relations- of marketingteam.
Een zelfstandige coördinator van speciale evenementen kan nodig zijn om verschillende evenementen gedurende dezelfde periode te coördineren. Daarom moet een coördinator bedreven zijn in het inhuren en delegeren van taken aan andere professionals die in een ondersteuningscapaciteit werken om ervoor te zorgen dat de details van elk evenement naar behoren tijdig worden afgehandeld. Tegelijkertijd moet hij of zij ook uitgaven bijhouden, klantfacturen opstellen en voor elk evenement in constante communicatie blijven met de klant, het personeel van het evenement en alle externe leveranciers.
Coördinatoren van speciale evenementen moeten goed kunnen samenwerken met anderen en meerdere taken tegelijk kunnen uitvoeren. Van de meesten wordt verwacht dat ze communiceren met externe leveranciers en deze contracteren om een locatie te decoreren en ervoor te zorgen dat apparatuur, zoals verlichting en geluidsapparatuur, veilig aanwezig is op het moment van een evenement. Ze moeten ook vaardig zijn in het onderhandelen over overeenkomsten met externe leveranciers om ervoor te zorgen dat de kosten van een evenement binnen het budget blijven.
Het gemiddelde salaris voor deze functie zal variëren op basis van het kennisniveau en de ervaring van de coördinator, evenals de regio waar de coördinator werkt. Het salaris van een coördinator is ook afhankelijk van het type klantenkring dat wordt bediend en het soort of aantal evenementen dat per jaar wordt gecoördineerd. Lonen voor freelance evenementenplanners of degenen die hun eigen speciale evenementencoördinatorbedrijf hebben, kunnen fluctueren afhankelijk van wat de klant in rekening wordt gebracht en de bedragen die moeten worden betaald aan ondersteunend personeel. De salarissen van werknemers in personeelsposities zijn echter gemiddeld tegen een vast tarief.