Wat doet een Supply Clerk?

Leveringsbedienden zijn personen die belast zijn met het beheer van de leveringsgebieden van bedrijven op een manier die waarborgt dat alle essentiële benodigdheden die nodig zijn voor de voortgezette bedrijfsvoering in voldoende hoeveelheden beschikbaar zijn. Doorgaans zal de voorraadbediende samenwerken met afdelingstoezichthouders en inkoopagenten om de hoeveelheid verschillende artikelen bij de hand te houden en criteria voor het opnieuw ordenen te ontwikkelen op basis van gebruikspatronen als middel om de voorraadvoorraad binnen redelijke grenzen te houden. Om dit te bereiken, beheert een voorraadbediende de processen die worden gebruikt om artikelen uit de voorraad in de voorraadruimte te betalen, voert hij periodieke inventarisafstemmingen uit om de nauwkeurigheid van de voorraadruimte-records te waarborgen en stelt hij aanvragen in aan inkoopagenten die op hun beurt een inkooporder toegewezen krijgen. nummer en geplaatst bij leveranciers voor orderuitvoering.

Een van de hoofdtaken van een supply griffier is het bijhouden van nauwkeurige records van zowel het type als de hoeveelheid items die zich in de supply room bevinden. In de afgelopen decennia werd dit vaak beheerd met een soort handmatig archiveringssysteem dat het mogelijk maakte om snel ontvangsten van onlangs ontvangen goederen te boeken en tegelijkertijd uitbetalingen van artikelen naar verschillende afdelingen te posten. Als onderdeel van het proces vulden bevoegde personen van die afdelingen een eenvoudig verzoek in voor bepaalde onderdelen of andere items, waarbij ze de afdeling opmerkten die deze goederen zou ontvangen. De voorraadbediende zou het verzoek gebruiken om het artikel en de hoeveelheid uit de inventaris te halen en die artikelen aan die afdelingsvertegenwoordiger te leveren. Op dat moment zou het aanvraagformulier worden bijgewerkt met de datum en tijd van de uitbetaling, ondertekend door de afdelingsvertegenwoordiger en vervolgens gebruikt door de voorraadbediende om die hoeveelheid en dat soort goederen van de inventarisadministratie af te trekken.

Een winkelbediende zou ook kopieën van vrachtbrieven en paklijsten gebruiken om inkomende goederen te ontvangen en aan de inventaris toe te voegen. Doorgaans worden de goederen geïnspecteerd voordat ze worden geaccepteerd en vervolgens ondertekend en een specifieke locatie toegewezen in de voorraadruimte voor opslag. De toewijzing van specifieke locaties maakte het gemakkelijker om de goederen terug te halen wanneer en wanneer nodig door verschillende afdelingen, en minimaliseerde ook de kans op fouten in het aantal eenheden.

Tegenwoordig kan de leverancier via een computerdatabase snel updates invoeren voor de voorraadinventaris. De database kan worden geprogrammeerd om elk item te identificeren dat zich in de buurt van de minimale eenheden bevindt om bij de hand te houden, waardoor de bediende de mogelijkheid heeft om aanvragen snel opnieuw voor te bereiden en in te dienen. Het gebruik van een voorraaddatabase helpt ook bij een doorlopende taak die veel leveringssystemen gemeen hebben, ook wel cyclustelling genoemd. In wezen is een cyclustelling een periodieke fysieke telling van alle artikelen in de inventaris, en wordt gebruikt om eventuele verschillen tussen de leveringsregistraties en het werkelijke aantal eenheden van elk artikel in de inventaris op te lossen. Deze taak maakt het mogelijk om rekening te houden met verschillen die kunnen optreden als gevolg van fouten in de telling of onderdelen en andere apparatuur die verouderd kunnen worden verklaard, en hulpmiddelen om ervoor te zorgen dat essentiële benodigdheden altijd beschikbaar zijn wanneer dat nodig is.