Wat doet een voorraadbediende?

Supply Clerks zijn personen die belast zijn met de verantwoordelijkheid om de bevoorradingsgebieden van bedrijven te beheren op een manier die ervoor zorgt dat alle essentiële benodigdheden die nodig zijn voor de voortdurende werking van het bedrijf in voldoende hoeveelheden beschikbaar zijn. Doorgaans zal de Supply Clerk samenwerken met afdelingstoezichthouders en inkoopagenten om de hoeveelheid verschillende items te bepalen om bij de hand te blijven en om criteria te ontwikkelen voor het opnieuw ordenen op basis van gebruikspatronen als middel om de leveringsinventaris binnen redelijke limieten te houden. Om dit te bereiken, zal een bevoorradingsbediende de processen beheren die worden gebruikt om items uit de voorraad van de supply room te betalen, periodieke inventarisovereenkomst uit te voeren om te zorgen voor de nauwkeurigheid van de toeleveringskamerrecords en aanvragen initiëren om agenten te kopen die in een inkoopordernummer worden toegewezen en geplaatst bij leveranciers voor orderaanvraag.

Een van de belangrijkste taken van een bevoorradingsbediende is het bijhouden van nauwkeurige gegevens van zowel het type als de hoeveelheid items die zijn ondergebracht in de supplyroom. In de afgelopen decennia werd dit vaak beheerd met een type handmatig archiefsysteem dat het mogelijk maakte om snel bonnen van recent ontvangen goederen te posten en tegelijkertijd de uitbetalingen van items op verschillende afdelingen te plaatsen. Als onderdeel van het proces zouden geautoriseerde personen van die afdelingen een eenvoudig verzoek invullen voor bepaalde onderdelen of andere artikelen, waarbij de afdeling die goederen zou ontvangen. De Supply Clerk zou het verzoek gebruiken om het artikel en de hoeveelheid uit de inventaris te halen en die items aan die afdelingsvertegenwoordiger te leveren. Op dat moment zou het aanvraagformulier worden bijgewerkt met de datum en tijd van de ontsteking, ondertekend door de afdelingsvertegenwoordiger, en vervolgens door de Supply Clerk gebruikt om die hoeveelheid en het type goed af te trekken van de voorraadgegevens.

Een leveringsbediende zou ook gebruik maken vanKopieën van rekeningen van hading- en verpakkingslijsten om inkomende goederen te ontvangen en toe te voegen aan de inventaris. Doorgaans zouden de goederen worden geïnspecteerd voordat de acceptatie vervolgens werd ondertekend en een specifieke locatie binnen de bevoorradingsruimte voor opslag hebben toegewezen. De toewijzing van specifieke locaties maakte het gemakkelijker om de goederen op te halen wanneer en indien nodig door verschillende afdelingen, en minimaliseerde ook de kansen voor fouten in eenheidsaantallen.

Tegenwoordig stelt technologie de aanbodbediende in staat om snel updates voor de leveringsinventaris in te voeren via een computerdatabase. De database kan worden geprogrammeerd om elk item te identificeren dat in de buurt van de minimale eenheden ligt om bij de hand te blijven, waardoor de bediende de mogelijkheid biedt om snel te bereiden en in te dienen voor herschikking. Het gebruik van een leveringsdatabase helpt ook bij een voortdurende taak die veel voorraadsystemen gemeen hebben, bekend als een cyclustelling. In wezen is een cyclustelling een periodieke fysieke telling van alle items in de inventaris en wordt gebruikt om eventuele discrepanties te verzoenen die kunnen bestaantussen de leveringsrecords en het werkelijke aantal eenheden van elk item dat in de inventaris wordt gevonden. Deze taak maakt het mogelijk om eventuele verschillen mogelijk te maken die kunnen optreden als gevolg van fouten in het tellen of onderdelen en andere apparatuur die mogelijk verouderd worden verklaard, en AIDS om ervoor te zorgen dat essentiële benodigdheden altijd beschikbaar zijn wanneer dat nodig is.