Wat doet een technisch bediende?
Van een technisch bediende wordt vaak verwacht dat hij typische administratieve taken uitvoert, maar vaak wordt de nadruk gelegd op kennis van technische taken op technisch gebied - een achtergrond die niet elke secretaresse heeft. Een voorbeeld van een veel voorkomende taak in deze functie is het indienen van papierwerk, dat vaak meldingen van wijzigingen in bewerkingen en lijsten met technische projectvereisten omvat. Kennis van elektronisch archiveren is ook belangrijk, en daarom wordt van technische bedienden verwacht dat ze bekwaam zijn in software en databases. Hoewel dit soort bedienden mogelijk meer routinematige administratieve taken moeten uitvoeren, zoals e-mailen en de kantoortelefoon beantwoorden, kunnen ze ook complexere taken uitvoeren, zoals de nauwkeurigheid van technische handleidingen, gegevens verzamelen in rapportvorm en berekeningen maken om ervoor te zorgen dat projectmiddelen worden maximaal beheerd.
De typische technische bediende is verantwoordelijk voor het archiveren en samenstellen van een reeks documenten. Van de meeste technische bedienden wordt verwacht dat ze een archiefsysteem kunnen maken en onderhouden om het papierwerk georganiseerd te houden. Enkele van de belangrijkste documenten hebben de neiging om personeel te betreffen, omdat de persoon in deze functie de initiële papieren van de werknemer, trainingsgegevens en eventuele aantekeningen met betrekking tot disciplinaire maatregelen van werknemers op de afdeling engineering moet indienen. Bovendien houden de meeste technische bedienden zich bezig met het organiseren van het papierwerk met de vereisten voor projecten en eventuele wijzigingen in de activiteiten, om ervoor te zorgen dat de regels worden gevolgd en deadlines worden gehaald. Deze documenten moeten meestal voortdurend worden bijgewerkt en gemakkelijk toegankelijk zijn, zodat de verantwoordelijken er op elk moment toegang toe hebben.
Bij archivering gaat het niet alleen om papier als het gaat om technische bedienden, omdat van de persoon in deze functie meestal ook wordt verwacht dat hij bedreven is in het gebruik van technologie om documenten georganiseerd te houden. Dit type medewerker zou doorgaans moeten kunnen bepalen welke software nuttig zou kunnen zijn om bestanden georganiseerd te houden. Verwante taken omvatten vaak het installeren en oplossen van problemen met de software indien nodig, evenals het maken en bijwerken van databases. Van deze medewerker wordt bovendien verwacht dat hij collega's helpt bij andere technische taken waarbij de computer betrokken is. Daarom wordt aanvragers doorgaans geadviseerd ervoor te zorgen dat ze over geavanceerde technische kennis beschikken voordat ze solliciteren.
Vergelijkbaar met andere soorten bedienden, moet een technisch bediende meestal enkele administratieve taken gedurende de dag uitvoeren. Dit betekent dat bedienden van dit type kunnen verwachten dat ze de telefoon opnemen en de beller helpen of weten hoe ze de beller kunnen doorverwijzen naar iemand die u kan helpen. Ze kunnen ook mensen begroeten die het ingenieursbureau bezoeken, dus technische bedienden moeten het op hun gemak vinden om dagelijks met nieuwe mensen te praten. Daarnaast kunnen administratieve taken omvatten faxen, e-mailen en proeflezen van technische documenten voordat ze worden verzonden. In sommige gevallen helpen technische bedienden zelfs om technische handleidingen te maken en te bewerken om ervoor te zorgen dat de informatie juist is. Daarom worden aanvragers meestal aangemoedigd om een achtergrond in civiele techniek of bouw te hebben - met name meerdere jaren ervaring met een engineering- of bouwbedrijf .