Wat doet een tourcoördinator?
Het organiseren van de logistiek die betrokken is bij een reizende show, conventie of ander evenement is meestal de verantwoordelijkheid van een tourcoördinator. Deze persoon plant meestal het reiscircuit, de accommodatie en andere arrangementen. Naast de planning zorgt een tourcoördinator meestal voor de meeste verantwoordelijkheden voorafgaand aan de productie en evalueert het succes daarna. Hoewel een specifiek diploma meestal niet vereist is, kan een diploma op een gebied zoals zaken, publiciteit of reizen en toerisme nuttig zijn.
Een tourcoördinator begint meestal met het plannen van evenementen lang voordat het ooit plaatsvindt. Dit omvat doorgaans het evalueren van kosten, potentiële inkomsten en rente. Gebrek aan interesse in een bepaald onderwerp kan minder inkomsten betekenen dan de productiekosten, wat kan leiden tot annulering van verdere plannen. Het bepalen van de behoefte en het verlangen naar de functie is meestal de eerste stap om te beslissen of plannen moeten worden voortgezet.
Als de functie een succes kan worden, begint een tourcoördinator meestal met de taak om ervoor te zorgen dat alle logistiek op zijn plaats valt. Weten hoeveel inkomsten er zijn om te beginnen met plannen is belangrijk. Het vinden van deze informatie is meestal de verantwoordelijkheid van degene die verantwoordelijk is voor de planning. Fondsenwerving of sponsoring kunnen opties zijn om te onderzoeken of middelen nodig zijn om te helpen bij de productie van het project.
Zodra dit is voltooid, bepaalt de tourcoördinator dingen zoals de locaties waar de tour zal plaatsvinden, hoe lang deze zal duren en reis- en verblijfsarrangementen voor personeel. Dit kan betekenen dat u met meerdere schema's tegelijk moet jongleren, zodat iedereen op het juiste moment op de juiste plaats is; sterke multitasking en organisatorische vaardigheden zullen waarschijnlijk iemand in deze positie helpen. Zo'n baan vereist vaak een flexibel schema dat voldoende tijd biedt om te reizen. Het individu reist meestal mee met het evenement om ervoor te zorgen dat elk detail is geregeld en om eventuele problemen op te lossen. Het is mogelijk dat hij of zij tijdens het werken aan een functie ook andere plant.
Publiciteitsinspanningen kunnen ook de verantwoordelijkheid zijn van iemand die in deze hoedanigheid werkt, wat meestal gelokaliseerde promotieactiviteiten en radio- en gedrukte advertenties omvat. Veel mensen vinden het nuttig om ook in hun public relations-inspanningen gebruik te maken van internet. Aan het einde van een productie evalueert een tourcoördinator meestal wat goed werkte en wat verbeterd kon worden om succesvolle strategieën voor een ander evenement en verbeterpunten te bepalen. Het gebruik van deze informatie om toekomstige functies te plannen is meestal een belangrijk aspect van het werk.