Wat doet een Virtual Executive Assistant?
Een virtuele uitvoerend assistent is een off-site, meestal freelance, administratieve professional. Hij of zij voert dezelfde verantwoordelijkheden en taken uit als een traditionele administratieve assistent op uitvoerend niveau, met één belangrijk voorbehoud. Virtuele assistenten, inclusief die assistenten die zich richten op uitvoerende klanten, beheren alle administratieve of secretariële taken waarvoor geen fysieke aanwezigheid vereist is. In tegenstelling tot traditionele uitvoerende assistenten, werkt een virtuele uitvoerende assistent van een externe locatie als een onafhankelijke aannemer voor meerdere leidinggevenden en eigenaren van kleine bedrijven tegelijkertijd.
De belangrijkste verschillen tussen een traditionele uitvoerende assistent en een virtuele uitvoerende assistent zijn de locatie en de werkrelatie tussen de uitvoerende en de assistent. Met de komst van moderne technologie, waaronder e-mail, productiviteitssoftware en virtuele vergaderingsmogelijkheden, is geografische locatie niet langer een barrière. Assistenten kunnen mijlen wonen, zelfs continenten weg van de leidinggevenden die zij vertegenwoordigen. Bovendien is de relatie in plaats van een werknemer-werkgeverrelatie tussen de virtuele uitvoerend assistent en de uitvoerende macht een relatie tussen dienstverlener en klant.
Volgens professionele organisaties zoals de International Association of Administrative Professionals (IAAP) zijn er twee primaire soorten administratieve assistenten. Traditionele secretaresses en administratieve assistenten op instapniveau beheren taken als kalenders en planning, het voorbereiden van print- en verbale communicatie, het onderhouden van documenten en archiveringssystemen, het maken van reisarrangementen en het organiseren van vergaderagenda's en ondersteunende documenten. Ter vergelijking, uitvoerende assistenten beheren dezelfde taken voor leidinggevenden en managers op het hoogste niveau, evenals het handhaven van hogere niveaus van verantwoordelijkheden zoals het nemen van kleine zakelijke beslissingen namens de uitvoerende macht. Afhankelijk van de specifieke functie kunnen uitvoerende assistenten ook verantwoordelijk zijn voor een verscheidenheid aan andere taken, waaronder het voorbereiden van nieuwsbrieven, het bijwerken van online informatie over het uitvoerend profiel of het onderhouden van een website.
Er zijn maar weinig virtuele assistenten die hetzelfde onderscheid maken tussen algemene administratieve assistentie en administratieve assistentie op directieniveau als bij administratieve medewerkers op locatie. Integendeel, als eigenaar van een klein bedrijf sluit een virtuele assistent een contract af met twee of meer klanten om alle ondersteunende diensten aan te bieden die de bedrijfseigenaar of leidinggevende nodig heeft. De meeste klanten zoeken een off-site assistent die in staat is om in elke ondersteunende functie te dienen, inclusief als een virtuele uitvoerende assistent. Gespecialiseerde vaardigheden, zoals het gebruik van sociale mediaplatforms, het bouwen van complexe websites, boekhouding en andere vaardigheden, komen veel voor bij virtuele assistenten.
Elke virtuele assistentiepraktijk biedt gevarieerde serviceniveaus, tarieven en servicetypes op basis van een specifieke doelmarkt. Succesvolle virtuele assistenten beschikken over meer dan alleen administratieve ondersteuningsvaardigheden. Marketingkennis, het beheer van kleine bedrijfsfinanciën, de mogelijkheid om projecten zowel voor de assistent als voor klanten uit te besteden, evenals een goed begrip van sociale media en vergelijkbare opkomende technologieën, zijn absoluut noodzakelijk. Tarieven voor virtuele assistenten zijn meestal gebaseerd op uren of worden aangeboden als vast bedrag, vergelijkbaar met accountants en juridische professionals.