Wat doet een wijksecretaris?
Een afdelingssecretaris is in principe verantwoordelijk voor het soepel draaien van een verpleegpost in een ziekenhuis door taken uit te voeren die zijn toegewezen door een geregistreerde verpleegkundige (RN) of een andere manager. Afdelingsecretarissen communiceren vaak patiëntinformatie aan personeel op andere ziekenhuisafdelingen en aan patiëntbezoekers. In de meeste secretariaten van ziekenhuizen worden opvangtaken en administratief werk verwacht.
Veel afdelingssecretarissen gebruiken een computer om bijgewerkte informatie van artsen, verpleegkundigen en werknemers op andere ziekenhuisafdelingen in patiëntendossiers op te nemen. Hoewel ze meestal niet de aantekeningen van artsen in rapportvorm transcriberen zoals medische transcriptionists doen, moeten afdelingssecretarissen misschien informatie uit rapporten naar andere documenten intoetsen volgens de instructies van een toezichthoudende RN. Om deze reden wordt een begrip van medische terminologie, farmacologie en gebruikelijke chirurgische procedures vaak uitgedrukt in secretariële functiebeschrijvingen van de wijk. Geregistreerde verpleegkundigen hebben een afdelingssecretaresse om het papierwerk te voltooien om meer tijd te hebben om rechtstreeks met patiënten om te gaan.
Het bijhouden van actuele patiëntendossiers is een belangrijk onderdeel van het werk van een afdelingssecretaris, omdat medisch personeel de nieuwste en meest nauwkeurige informatie in grafieken en andere documenten nodig heeft bij de behandeling van patiënten. Veel afdelingssecretarissen krijgen on-the-job-training van meer senior administratief verpleegkundigen. Een senior-afdelingssecretaris kan geregistreerde verpleegkundigen helpen bij het plannen van administratieve en organisatorische procedures voor de verpleegpost.
Het beantwoorden van de telefoon en het beantwoorden van e-mailcorrespondentie zijn andere veel voorkomende afdelingssecretariaten. Ward-secretaresses moeten ziekenhuisbezoekers vaak naar de juiste patiëntenkamers leiden. Hij of zij kan regelmatig communiceren met het familielid van een patiënt om updates te geven over de toestand van de persoon. Het beantwoorden van vragen over de patiënt voor een familielid dat is aangewezen om updates te ontvangen, is een veel voorkomend onderdeel van de meeste afdelingssecretariaten. Een afdelingssecretaresse werkt vaak direct aan het bureau van de verpleegster om opvangtaken te verzorgen en bezoekers persoonlijk naar patiëntenkamers te leiden.
In plaats van in een ziekenhuisomgeving te werken, kunnen afdelingssecretarissen ook in andere medische omgevingen worden gebruikt. Gezondheids- en welzijnscentra en gemeenschapsorganisaties werken bijvoorbeeld vaak met secretaresses van de wijk. Artsenkantoren en inloop medische klinieken kunnen andere werkomgevingen zijn voor afdelingssecretarissen. Afdeling secretariële taken kunnen verschillen van die in de meeste ziekenhuisomgevingen, maar meestal worden ontvangst en het bijhouden van patiëntendossiers en papieren verwacht. In deze omgevingen kan de functie een medisch administratief medewerker zijn in plaats van een afdelingssecretaris.