Wat doet een stagiair in de administratie?
Stagiairs in de administratie zijn personen die oefenen hoe te werken op het gebied van kantooradministratie of die ervoor zorgen dat bedrijfskantoren effectief werken. Deze mensen moeten in staat zijn om meerdere taken tegelijkertijd uit te voeren en werken onder tijdsdruk, naast vrolijk zijn en goed presteren in snelle omgevingen. Een stage kan ongeveer een jaar duren en leidt tot een certificaat op universitair niveau. Een persoon die als administratief stagiair werkt, moet klantenservice bieden en met bedrijfsgeld werken. Hij of zij moet bovendien toezicht houden op het indienen van zakelijk papierwerk en de vaardigheden bezitten die nodig zijn om schriftelijke documenten op te stellen met behulp van een computer.
Een taak van een stagiair in de administratie is om te communiceren met klanten en collega's. Hij of zij kan bijvoorbeeld verantwoordelijk zijn voor het begroeten van bezoekers in zijn of haar vestiging of zelfs het helpen van medewerkers om taken uit te voeren als dat nodig is. Fielding telefoongesprek vragen is ook nodig in deze rol. Een uitgaande persoonlijkheid en het vermogen om professioneel te handelen, zijn vereisten om deze taken goed te kunnen uitvoeren. Een persoon in deze branche moet ook sterke verbale communicatie en interpersoonlijke vaardigheden hebben.
Een andere belangrijke verantwoordelijkheid van een persoon op dit gebied is het omgaan met geld. Een organisatie kan van een stagiair verlangen dat deze compensatietaken uitvoert om ervoor te zorgen dat werknemers tijdig en nauwkeurig worden betaald. Dit kan inhouden dat werknemer-loonitems in de juiste computerdatabase worden ingevoerd. Hij of zij kan ook verantwoordelijk zijn voor het afhandelen van bank- en financiële taken, zoals het volgen van zakelijke transacties en het controleren van de monetaire administratie van het bedrijf om ervoor te zorgen dat deze overeenkomen met bankafschriften. Om deze reden moet iemand solide wiskundige vaardigheden hebben en zeer gedetailleerd zijn als hij of zij een stagiair in de administratie wil worden.
Een noodzakelijke taak op dit vakgebied omvat ook het beheren van documenten. Een bedrijf heeft meestal een stagiair nodig om toezicht te houden op de organisatie van records en correspondentie om ervoor te zorgen dat deze gemakkelijk kunnen worden opgehaald wanneer dat nodig is. Archiefvaardigheden zijn daarom noodzakelijk in een functie op dit gebied.
De mogelijkheid om schriftelijke documenten samen te stellen is ook vereist in de industrie. Iemand die leert omgaan met administratieve functies, moet vertrouwd zijn met het gebruik van computersoftware om memo's, rapporten en brieven te typen die zijn vereist tijdens het zakendoen. Bovendien moet hij of zij mogelijk schriftelijke agenda's voor vergaderingen opstellen en deze evenementen bijwonen om updates te verzamelen die van invloed zijn op zijn of haar werkvereisten voor de stagiair van de administratie.