Wat doet een administratief bediende?
Een administratief bediende biedt ondersteuning aan supervisors, managers en leidinggevenden. Hij moet meestal flexibel zijn en zijn tijd verdelen, omdat de behoeften van deze werknemers variëren. Hoewel hij gewoonlijk in een kantooromgeving werkt, kan hij zijn administratieve taken ook uitvoeren in een productie-, industriële of productieomgeving.
Wat een administratief bediende doorgaans onderscheidt van een secretaresse, is dat zijn taak normaal gesproken meer gericht is op het soepel laten verlopen van algemene activiteiten dan op het beheren van dagelijkse evenementen. Hij werkt meestal ook voor meer dan één persoon. In de meeste zakelijke sferen voert hij zijn werk over het algemeen uit met weinig of geen directe, dagelijkse supervisie.
De taken van een administratief bediende zijn sterk afhankelijk van de aard van de onderneming waarin hij werkt. Over het algemeen wordt van hem normaal gesproken verwacht dat hij vergaderingen plant en implementeert, reizen en transport plant en zorgt voor optimale communicatie tussen afdelingen. Als de mensen voor wie hij werkt op de hoogte worden gehouden van bedrijfsactiviteiten en ontwikkelingen, wordt hij normaal gesproken als succesvol beschouwd.
Om dingen soepel te laten verlopen, zijn meestal goede computervaardigheden vereist. Een administratief bediende maakt vaak gebruik van verschillende softwareprogramma's om uitvoerende kalenders bij te houden, spreadsheets te maken en rapporten samen te stellen. Zijn online vaardigheden zijn over het algemeen vereist om onderzoek uit te voeren namens zijn leidinggevenden en e-mailcommunicatie met zakelijke relaties te onderhouden. Mogelijk moet hij ook tekstverwerkingsprogramma's gebruiken om correspondentie te schrijven en te bewerken en grafische software gebruiken om visuele presentaties te maken.
In sommige grotere bedrijven kan een administratief bediende vaak nodig zijn om de productiviteit op verschillende afdelingen te controleren en wijzigingen aan te bevelen om de efficiëntie te verbeteren. Deze suggesties kunnen personeelswijzigingen omvatten of belangrijke kantoormachines of -apparatuur upgraden of vervangen. Een administratief bediende is ook vaak verantwoordelijk voor het bijhouden van voorraden van kantoorbenodigdheden en het onderhandelen over deals met leveranciers.
Om succesvol te zijn in deze functie zijn gewoonlijk grote organisatorische en communicatieve vaardigheden vereist. Ondersteuning van meerdere managers en supervisors vereist uitstekende mogelijkheden voor tijdbeheer. Iedereen tevreden houden vereist doorgaans diplomatie en tact van een administratief bediende.
Normaal is een middelbare schooldiploma of gelijkwaardig vereist voor deze functie, hoewel een universitair diploma gewoonlijk de voorkeur heeft. Sommige bedrijven vereisen een bachelordiploma in vrije kunsten of communicatie. Er wordt wel eens geloofd dat hoe hoger de geschoolde leidinggevende is, hoe hoger de administratieve bediende moet zijn. Ervaring als secretaresse of kantoorassistent is nuttig om in aanmerking te komen voor deze functie. Achtergrond in computeractiviteiten en kantoorondersteuning wordt als een pluspunt beschouwd.