Wat doet een administratieve coördinator?
Over het algemeen beheert en ondersteunt een administratieve coördinator de kantoren van een bedrijf of organisatie. De belangrijkste taken omvatten doorgaans het bieden van uitgebreide administratieve ondersteuning, toezicht houden op ondersteunend personeel en het helpen beheren van het budget. Deze taken zijn goed geschikt voor een persoon die zelfgemotiveerd, nauwgezet en praktisch is.
Primaire taken
De belangrijkste rol voor een administratief coördinator is het fungeren als contactpersoon tussen afdelingen, externe leveranciers en personeelsleden. Om effectief te kunnen functioneren, hebben de meeste organisaties een complexe hiërarchie van individuen en specialisten die moeten samenwerken om dingen voor elkaar te krijgen. Administratieve coördinatoren organiseren, begeleiden en faciliteren doorgaans deze workflow. Ze kunnen ook worden ingeschakeld om de technische details en innerlijke werking van een organisatie te leren kennen om gespecialiseerde ondersteuning te bieden.
Als een faculteitslid van een universiteit bijvoorbeeld een vergoeding voor reiskosten nodig heeft, moet de coördinator mogelijk met verschillende andere afdelingen samenwerken om de fondsen veilig te stellen. Hij of zij kan samenwerken met het reisbureau, de boekhoudafdeling, het ondersteunend personeel van de faculteit of anderen om de nodige informatie voor het lid van de faculteit te verwerken. Een administratief coördinator met gespecialiseerde kennis van het universitair vergoedingsprotocol kan het faculteitslid meestal beter van dienst zijn dan andere schoolmedewerkers.
Leidinggevend personeel
De administratief coördinator van een grote organisatie beheert meestal het ondersteunend personeel. Tot deze personeelsleden behoren doorgaans niet-toezichthoudende werknemers op de afdeling die administratieve, secretariële of financiële diensten verlenen. De meeste coördinatoren zijn ook verantwoordelijk voor het aannemen van nieuwe werknemers, het evalueren of berispen van huidige werknemers en het instellen van werkopdrachten.
Ondersteuning van taken
Een administratieve coördinator moet mogelijk administratieve taken uitvoeren, vooral als de organisatie waar hij of zij werkt klein is. Hij of zij kan betrokken zijn bij het onderhouden van databases, het maken van rapporten, het schrijven van brieven en het werken aan andere algemene ondersteunende activiteiten. Coördinatoren zijn vaak verantwoordelijk voor het onderhoud van het kantoor, inclusief de inkoop van benodigdheden, het werken met faciliteitenbeheer en het beveiligen van onderhoud voor apparatuur.
budgettering
Een andere belangrijke taak voor een administratieve coördinator is het helpen voorbereiden en uitvoeren van het budget van de organisatie. De meeste coördinatoren zijn doorgaans tot op zekere hoogte betrokken bij het financiële beheer van hun bedrijf. Ze zijn vaak betrokken bij het controleren hoe geld wordt uitgegeven, helpen bij het beheersen van kosten, het goedkeuren van uitgaven en het schrijven van financiële rapporten.
Administratief coördinator worden
De belangrijkste kwalificatie voor een administratief coördinator is eerdere werkervaring, waarbij veel organisaties een equivalent van zeven jaar administratieve ondersteuning nodig hebben. Veel coördinatoren vervulden eerder functies als kantoor- of administratieve managers, administratieve assistenten of als vertegenwoordigers van de klantenservice. Naast ervaring vereisen veel van deze functies minimaal een middelbare schooldiploma of algemeen gelijkwaardigheidsdiploma (GED). Sommige organisaties kunnen een bachelor- of zelfs een universitair diploma vereisen.