Wat doet een administratief manager?

Een administratief manager houdt toezicht op de ondersteuningsactiviteiten van een bedrijf of organisatie. Ook bekend als een officemanager, dit is de persoon die een afdeling of bedrijf soepel houdt. Iemand in deze functie kan managementondersteuning bieden aan een bepaalde divisie of afdeling, of aan een heel bedrijf. Hij of zij kan ook toezicht houden op ander administratief personeel in een kantoor. De sterkste administratieve managers hebben de detailoriëntatie om alle dagelijkse activiteiten van een bedrijf bij te houden, samen met sterke analytische vaardigheden en een vermogen om met veel verschillende soorten mensen te werken.

vaardighedenset

Een persoon die in deze functie werkt, moet zeer detailgericht zijn, wat zal worden weerspiegeld in zijn of haar rapporten aan supervisors en gelijktijdig beheer van meerdere schema's. Degenen die in een toezichthoudende rol werken, moeten teams van andere mensen effectief kunnen leiden en het juiste oordeel kunnen bellen als het gaat om het bepalen of een manier van handelenbevindt zich binnen het bedrijfsbeleid. Bovendien moet iedereen die in deze functie werkt goed zijn met mensen, omdat hij of zij waarschijnlijk te maken heeft met zowel junior werknemers als klanten. Hij of zij moet ook informatie kunnen analyseren en beslissingen moeten nemen op basis van zijn of haar analyse, omdat administratief managers vaak moeten helpen bij het ontwikkelen van budgetten of het schrijven van rapporten over werknemersprestaties.

Taken en verantwoordelijkheden

Op een bepaalde dag zou een administratief manager waarschijnlijk algemene administratieve taken behandelen, inclusief correspondentie, archivering, planning en gegevensinvoer, maar hij of zij zou ook helpen met faciliteitenonderhoud en telefoondekking wanneer dat nodig is. Zijn of haar analytische en organisatorische vaardigheden zouden een rol spelen bij het implementeren, onderhouden en beheren van de operationele systemen van het bedrijf. Dit omvat het doen van dingen zoals het beheren van het budget voor kantoorbenodigdheden, het gebruik van databasesysTEM's en ervoor zorgen dat gebroken kantoorapparatuur wordt vastgesteld of vervangen. Soms is een persoon in deze functie gericht op een andere persoon in de organisatie: hij of zij kan bijvoorbeeld het schema van een directeur beheren en e-mail.

toezichthoudende rol

Administratieve managers die in grotere bedrijven werken, kunnen toezicht houden op een team van administratieve werknemers. In dit geval maakt hij of zij schema's voor het kantoor, wijst banen toe aan mensen en zorgt hij ervoor dat ze goed worden gedaan. Wanneer speciale projecten opkomen, is de administratief manager degene die ze in stappen opsplitst en de mensen aan het project op de rails houdt. Hij of zij moet ook evaluaties van personeel uitvoeren en training geven of disciplinaire maatregelen nemen tegen medewerkers die niet op de juiste manier presteren.

Human Resources en andere specialiteiten

In sommige bedrijven kan een administratief manager ook de rol van human resources vervullen in verschillende werknemersgerelateerde taken. Dit omvat writineG UP -contracten, het verwerken van loonadministratie en het werven en trainen van werknemers. In organisaties met enkele administratief managers is elk over het algemeen verantwoordelijk voor een bepaald gebied of specialiteit. Een uitvoerend kantoor kan bijvoorbeeld één manager inhuren om al zijn hogere UPS-schema's bij te houden, een andere om toezicht te houden op de loonlijst en een andere om toezicht te houden op het dagelijkse werk op de IT-afdeling.