Wat doet een administratief manager?

Een administratief manager houdt toezicht op de ondersteuningsactiviteiten van een bedrijf of organisatie. Dit wordt ook wel officemanager genoemd en is de persoon die een afdeling of bedrijf soepel laat draaien. Iemand in deze functie kan managementondersteuning bieden aan een bepaalde divisie of afdeling, of aan een heel bedrijf. Hij of zij kan ook toezicht houden op ander administratief personeel in een kantoor. De sterkste administratieve managers hebben de detailoriëntatie om alle dagelijkse activiteiten van een bedrijf bij te houden, samen met sterke analytische vaardigheden en het vermogen om met veel verschillende soorten mensen te werken.

Vaardigheden

Een persoon die in deze functie werkt, moet zeer detailgericht zijn, wat tot uiting komt in zijn of haar rapporten aan supervisors en gelijktijdig beheer van meerdere planningen. Degenen die in een toezichthoudende rol werken, moeten in staat zijn om teams van andere mensen effectief te leiden, en de juiste inschatting maken om te bepalen of een handelwijze binnen het bedrijfsbeleid valt. Bovendien moet iedereen die in deze functie werkt, goed omgaan met mensen, aangezien hij of zij waarschijnlijk te maken krijgt met zowel junior-werknemers als klanten. Hij of zij moet ook in staat zijn om informatie te analyseren en beslissingen te nemen op basis van zijn of haar analyse, omdat administratieve managers vaak moeten helpen bij het ontwikkelen van budgetten of het schrijven van rapporten over de prestaties van werknemers.

Plichten en verantwoordelijkheden

Op een bepaalde dag zou een administratief manager waarschijnlijk algemene administratieve taken uitvoeren, waaronder correspondentie, archiveren, plannen en gegevensinvoer, maar hij of zij zou ook helpen met faciliteitenonderhoud en telefonische dekking indien nodig. Zijn of haar analytische en organisatorische vaardigheden zouden een rol spelen bij het implementeren, onderhouden en beheren van de operationele systemen van het bedrijf. Dit omvat dingen als het beheren van het budget voor kantoorbenodigdheden, het gebruik van databasesystemen en ervoor zorgen dat kapotte kantoorapparatuur wordt verholpen of vervangen. Soms is een persoon in deze functie gericht op een andere persoon in de organisatie: hij of zij kan bijvoorbeeld het schema en de e-mail van een leidinggevende beheren.

Toezichthoudende rol

Administratieve managers die in grotere bedrijven werken, kunnen toezicht houden op een team van administratieve medewerkers. In dit geval maakt hij of zij schema's voor het kantoor, wijst taken toe aan mensen en zorgt ervoor dat deze goed worden uitgevoerd. Wanneer speciale projecten aan de orde komen, is de administratief manager degene die ze in stappen opsplitst en de mensen aan het project op het goede spoor houdt. Hij of zij moet ook personeelsevaluaties uitvoeren en training geven of disciplinaire maatregelen nemen tegen personeelsleden die niet naar behoren presteren.

Human Resources en andere specialiteiten

In sommige bedrijven kan een administratief manager ook de rol van human resources vervullen in een verscheidenheid aan werknemersgerelateerde taken. Dit omvat het opstellen van contracten, het verwerken van loonlijsten en het werven en opleiden van werknemers. In organisaties met enkele administratieve managers is elke organisatie in het algemeen verantwoordelijk voor een bepaald gebied of specialiteit. Een directiekantoor kan bijvoorbeeld een manager inhuren om alle planningen van zijn hogere ups bij te houden, een andere om de salarisadministratie te begeleiden en een andere om het dagelijkse werk op de IT-afdeling te overzien.