Wat doet een administratief medewerker?
De primaire taak van elke administratief medewerker is het beheren van de papierwerk- en personeelstaken die nodig zijn om ervoor te zorgen dat de dagelijkse bedrijfsvoering soepel verloopt. Dit soort professionals zijn meestal enigszins hooggeplaatst en hebben meestal leidinggevende verantwoordelijkheden naast hun bureauwerk. De meeste bedrijven en overheidsinstanties hebben dit soort mensen in dienst om ervoor te zorgen dat interne activiteiten en bedrijfsfuncties op de juiste manier verlopen. In bijna elke context omvat de taak vier hoofdfuncties: communicatie, coördinatie, dagelijkse administratieve taken en langetermijnplanning.
Rol in bedrijven
Veel van de bekendste administratieve functionarissen werken in bedrijven. In grote bedrijven is er vaak een hele divisie die zich toelegt op administratieve zaken, en de officier dient als hoofd. Kleinere organisaties nemen meestal dit soort professionals aan om op een veel meer praktische manier samen met andere leiders te werken. In beide gevallen draait de job om management. De administratief medewerker is belast met het toezicht op processen en personeel om ervoor te zorgen dat het bedrijf bepaalde gedefinieerde doelen kan bereiken. Dit kan alles omvatten, van het toewijzen van projecten tot het schrijven van rapporten en het analyseren van uitvoernummers. Veel van het werk is 'intern', wat betekent dat het is gebaseerd op papieren rapportage en archivering.
Overheidsposities
De meeste regeringen hebben ook administratieve functionarissen nodig, hoewel de wereld van deze professionals vaak iets anders is. In plaats van een bedrijf te helpen zijn eigen doelen te bereiken, is het de taak van deze persoon om het publiek duidelijk te maken hoe gekozen of benoemde leiders het doen. Hij of zij kan ook rechtstreeks met die leiders samenwerken om ervoor te zorgen dat ze op koers blijven. De taak is nog steeds erg papiergericht en vereist veel rapporten en cijfers. Het belangrijkste verschil is het beoogde publiek en het overkoepelende doel.
Communicatie
Bestuursambtenaren in zowel bedrijven als overheidsgebouwen moeten zich meestal veel richten op communicatie. Deze professionals zijn meestal verbonden met zowel senior management als front-line personeel en zijn tot op zekere hoogte verantwoordelijk voor het heen en weer brengen van berichten tussen deze twee groepen. Alle communicatie moet doorgaans duidelijk, beknopt en professioneel zijn. De mogelijkheid om te bepalen welke informatie te delen en de beste methode om te communiceren is meestal erg belangrijk.
Teamactiviteiten coördineren
De meeste administratieve functionarissen zullen ook veel aandacht besteden aan het samenbrengen van verschillende groepen mensen, hetzij om specifieke rapporten te produceren of om bepaalde informatie te krijgen over hoe het gaat. De soorten activiteiten en teams die moeten worden gecoördineerd, zijn afhankelijk van de branche, bedrijfsfunctie en algemene bedrijfspraktijken. In een dienstverlenend bedrijf moeten officieren bijvoorbeeld de locaties van technici, vacaturesites en productleveringen coördineren. In een medische praktijk kan het werk draaien om het stroomlijnen van de informatiestroom tussen patiënten, verkopers, consultants en de medische professionals die de kern van de praktijk vormen.
Dagelijkse administratieve taken
Bijna elke organisatie heeft ook veel kleinere taken die misschien alledaags lijken, maar die moeten worden voltooid om het bedrijf normaal te laten werken. Veel hiervan heeft te maken met papierwerk en het meeste valt onder de hoofdtaakbeschrijving van de administratief medewerker. Dit omvat het betalen van facturen, het uitgeven van facturen aan klanten, het verwerken van ontvangen betalingen en het creëren van loonlijst voor personeel. Overmakingen aan de overheid en andere instanties moeten ook worden verzonden met de juiste ondersteunende documentatie.
In kleine bedrijven of agentschappen is de administratieve functionaris vaak zelf verantwoordelijk voor deze taken. Hogere leidinggevenden doen dit soort taken niet vaak persoonlijk, in plaats daarvan verkiezen ze ze te delegeren aan meer junior personeel - maar ze blijven meestal verantwoordelijk om ervoor te zorgen dat ze correct en op tijd worden uitgevoerd. Wanneer een bedrijf een factureringsprobleem heeft of achterblijft bij grote betalingen, is de administratief medewerker vaak een van de eersten die de schuld krijgt.
Planningsrol
Het werk van de administratief ambtenaar plaatst hem of haar meestal in het centrum van alle zakelijke activiteiten, wat een interessant perspectief geeft op hoe veel verschillende dingen lopen en werken. Bedrijven en overheden kunnen zoeken naar manieren om dit soort 'alles zien' -benadering te benutten als het gaat om organisatiebrede planning. Dit kan zo eenvoudig zijn als het stellen van redelijke doelen voor een komend kwartaal of het helpen om een aanpak voor een campagne te bepalen. Een administratief medewerker kan bijvoorbeeld worden belast met het vinden van een grotere ruimte voor de organisatie, het plannen van de verhuizing en het ontwerpen van de werkruimte, of kan worden belast met het uitzoeken wat burgers nodig hebben als het gaat om iets specifieks, zoals belastingverlichting, en vervolgens zoeken naar verschillende oplossingen en mogelijke oplossingen.
De baan krijgen
Er is geen enkele lijst van wat er nodig is om een administratief medewerker te worden, deels vanwege de vele verschillende mogelijkheden die er zijn. Vereisten voor leiderschap in een groot bedrijf verschillen echt van die in een klein non-profit of lokaal overheidskantoor. De meeste kandidaten hebben een post-secundair trainingsprogramma in bedrijfskunde of management gevolgd, waaruit blijkt dat ze verstand hebben van interne operaties en personeelscoördinatie. Naast het basisonderwijs wordt er echter veel aan het individuele bedrijf overgelaten.
Veel werkgevers zijn meer geïnteresseerd in gerelateerde werkervaring dan academische referenties. Ervaring met het oplossen van problemen, conflictbeheer en het gebruik van computersystemen is erg belangrijk. De mogelijkheid om met druk om te gaan, onder tijdsdruk te werken en met tegenstrijdige prioriteiten om te gaan, kan ook zeer nuttig zijn. In de meeste gevallen is een zorgvuldige beoordeling van een bepaalde functiebeschrijving de beste manier voor kandidaten om erachter te komen wat een specifieke kans daadwerkelijk zal vereisen.
Verwarring met Office-beheerders voorkomen
De functiebenaming van de "administratief ambtenaar" kan soms gemakkelijk worden verward met de soortgelijk klinkende taken "kantooradministrateur" en "administratief kantoorassistent", hoewel de twee meestal heel verschillend zijn. Een kantoorbeheerder of kantoorassistent is in feite een secretaresse of ondersteunend personeelslid die een zeer junior rol speelt bij het archiveren, beantwoorden van telefoons en ander administratief werk op laag niveau. Officieren zijn vaker leidinggevenden die veel training en expertise hebben en meer als leiders dan als supporters fungeren. Beide soorten taken omvatten het beheer van verschillende op papier gebaseerde taken, alleen op zeer verschillende niveaus.