Wat doet een avondreceptionist?

Werken als avondreceptionist houdt meestal in dat deeltijds gewerkt wordt bij de receptie van een kantoor of een ander bedrijf. Vanwege het interactieve karakter van deze baan, is het nuttig voor een persoon om uitstekende communicatievaardigheden te hebben en het vermogen kalm te blijven tijdens stressvolle situaties. Over het algemeen is het voldoende om een ​​middelbare schooldiploma of een equivalent voor deze functie te hebben, hoewel aanvullend onderwijs ook nuttig kan zijn. Hoewel het soort faciliteit waar een avondreceptionist voor kan werken, kan variëren, zijn haar essentiële taken hetzelfde. Deze omvatten het aannemen van telefoontjes, reageren op e-mails, het verwelkomen van gasten, het bijhouden van gegevens en een verscheidenheid aan administratieve taken.

Misschien is een van de meest consistente taken van een avondreceptionist het aannemen van telefoontjes van klanten, klanten, leveranciers of andere personen. In de loop van elke avond beantwoordt ze meestal verschillende telefoontjes. Afhankelijk van de situatie kan ze vragen beantwoorden of het gesprek doorverbinden naar de juiste partij. In sommige gevallen is ze mogelijk ook verantwoordelijk voor het plannen van afspraken. Bijgevolg vereist deze positie een persoon met de juiste etiquette en duidelijke spraak.

Als onderdeel van haar taken zal ze meestal ook op e-mails reageren; dit aspect van het werk vereist dat een avondreceptionist op zijn minst matige computervaardigheden heeft. Een ander belangrijk onderdeel van deze functie draait om het verwelkomen van gasten. Ongeacht het soort bedrijf waarvoor een avondreceptionist werkt, is het gebruikelijk dat ze frequente face-to-face interactie heeft met tal van personen. Als ze voor een dokterspraktijk werkt, moet ze mogelijk patiënten begroeten en inchecken. Wanneer ze voor een verkoopbedrijf werkt, moet ze mogelijk klanten of leveranciers verwelkomen en naar de juiste afdeling sturen, verantwoordelijkheden die over het algemeen een vriendelijke en aanspreekbaar gedrag.

Voor veel faciliteiten zal een avondreceptionist ook verantwoordelijk zijn voor het bijhouden van gegevens. In het geval van een spreekkamer moet ze mogelijk de datum en tijd noteren waarop elke patiënt de arts bezoekt en de medische geschiedenis van de patiënt. Deze gegevens worden vaak opgeslagen in een elektronische database en vereisen dat een persoon vertrouwd is met computersoftwareprogramma's.

Bovendien kan deze positie van een persoon vereisen dat hij verschillende administratieve taken uitvoert. Dit kan inhouden dat letters worden ingetypt voor een supervisor, faxen worden verzonden en post door een kantoor wordt verspreid. Daarom is het handig als een avondreceptionist soms kan multitasken.