Wat doet een stagiair voor evenementenmanagement?
Een stagiair voor evenementenbeheer werkt onder toezicht van een evenementmanager om ervoor te zorgen dat alle aspecten van een gepland evenement soepel verlopen. Evenementbeheer is een term die wordt gebruikt om de handeling van planning en uitvoering van evenementen te beschrijven, en veel scholen bieden graden in hotel- en gastvrijheidsbeheer om evenementenmanagers op te leiden. De stagiair van het evenementbeheer werkt samen met de evenementmanager om het thema, budget, eten, locatie, muziek, persberichten, beveiliging en vele andere logistieke aspecten te coördineren bij het hosten van een evenement.
Het thema is meestal het eerste item dat wordt besproken wanneer evenementenmanagers werken met een klant. Inzicht in precies wat de klant wil, helpt de stagiair voor evenementenmanager en evenementmanager te weten waar te beginnen. Stagiairposities omvatten vaak het onderzoeken van de geschiedenis achter het thema om historische nauwkeurigheid te bereiken. Een Gone with the Wind kostuumfeest moet bijvoorbeeld voorbehorende jurken en mogelijk zelfs eten en muziek uit de periode bevatten. De stagiair van het evenementmanager ResearcHij is de normale items uit die periode en biedt de evenementmanager de nodige details om een plan te ontwikkelen.
Budgettering is een ander belangrijk aspect in het planning van gebeurtenissen. Zodra het thema is vastgesteld, zal de Event Manager de budgetdrempels met de klant bespreken om te bepalen welke uitgavenbedrag beschikbaar is. De stagiair is vervolgens verantwoordelijk voor het aanvragen van offertes van de verschillende leveranciers, het consolideren van de informatie en het verstrekken van de evenementmanager een rapport om te beoordelen. Afhankelijk van het eindrapport kunnen onderhandelingen nodig zijn om ervoor te zorgen dat aan de behoeften van de klant wordt voldaan. De stagiair kan deelnemen aan onderhandelingen tussen de evenementmanager en de leveranciers of de klant om te leren hoe de kunst van onderhandelingen wordt uitgevoerd.
Een stagiair voor evenementenbeheer wordt soms beschouwd als een "gopher" vanwege het aantal op het laatste moment toegewezen taken. Naarmate de dag van het evenement nadert, veel kleinActiviteiten zoals bellen om leveringen te bevestigen of de R.S.V.P. te verifiëren. Lijst vallen naar de stagiair. Dagelijkse feedbacksessies zijn gebruikelijk wanneer de evenementenmanager en stagiair een checklist doorlopen om ervoor te zorgen dat alle aspecten tijdig worden afgehandeld.
Op de dag van het daadwerkelijke evenement is de stagiair van het evenementbeheer meestal belast met het coördineren achter de schermen met de verschillende leveranciers. Mundane dingen zoals het plannen van de parkeer- en loszones voor de leveranciers en het bevestigen van de bestelde juiste items werden overgeleverd aan de stagiair. Wanneer het evenement is begonnen, kan de evenementenmanager deel uitmaken van de festiviteiten en zal de stagiair de leveranciers voortdurend in de gaten houden om ervoor te zorgen dat de dingen soepel verlopen.
Zodra het evenement is geconcludeerd, zullen de stagiair van de manager en het evenementbeheer met de leveranciers samenwerken om ervoor te zorgen dat de locatie in ongerepte staat wordt achtergelaten en dat alle materialen worden verwijderd. In de dagen na het evenement zal de stagiair werken aan het retourneren van artikelen of geleende artikelenen een rapport van de uiteindelijke uitgaven opstellen. De manager en stagiair bespreken alle problemen die resulteerden en bepalen hoe ze in de toekomst moeten omgaan. Zodra de uiteindelijke uitgaven zijn betaald, bestaat de stagiair het evenementrapport in en gaat door naar het volgende evenement.