Wat doet een stagiair voor evenementbeheer?
Een stagiair voor evenementenbeheer werkt onder toezicht van een evenementmanager om ervoor te zorgen dat alle aspecten van een gepland evenement soepel verlopen. Evenementbeheer is een term die wordt gebruikt om de handeling van het plannen en uitvoeren van evenementen te beschrijven, en veel scholen bieden diploma's in hotel- en gastvrijheidsbeheer om evenementmanagers op te leiden. De trainee voor evenementbeheer werkt samen met de evenementmanager om het thema, budget, eten, locatie, muziek, persberichten, beveiliging en vele andere logistieke aspecten te coördineren die nodig zijn bij het organiseren van een evenement.
Het thema is meestal het eerste item dat wordt besproken wanneer eventmanagers met een klant werken. Als u precies begrijpt wat de klant wil, weet de stagiair van evenementmanager en evenementmanager waar hij moet beginnen. Stagiairposities omvatten vaak onderzoek naar de geschiedenis achter het thema om historische nauwkeurigheid te bereiken. Een Gone with the Wind- kostuumfeest zou bijvoorbeeld antebellum-jurken en mogelijk zelfs eten en muziek uit die periode moeten omvatten. De event manager trainee onderzoekt de normale items uit die periode en geeft de event manager de nodige details om een plan te ontwikkelen.
Budgettering is een ander belangrijk aspect bij het plannen van evenementen. Zodra het thema is vastgesteld, bespreekt de evenementmanager budgetdrempels met de klant om te bepalen welk bestedingsbedrag beschikbaar is. De stagiair is vervolgens verantwoordelijk voor het aanvragen van offertes bij de verschillende leveranciers, het consolideren van de informatie en het aan de evenementmanager verstrekken van een rapport ter beoordeling. Afhankelijk van het eindrapport kunnen onderhandelingen nodig zijn om ervoor te zorgen dat aan de behoeften van de klant wordt voldaan. De stagiair kan deelnemen aan onderhandelingen tussen de evenementmanager en de leveranciers of de klant om te leren hoe de kunst van het onderhandelen wordt gevoerd.
Een trainee voor evenementenbeheer wordt soms beschouwd als een "gopher" vanwege het aantal toegewezen last-minute taken. Naarmate de dag van het evenement nadert, vallen veel kleine activiteiten, zoals bellen om leveringen te bevestigen of het verifiëren van de RSVP-lijst, in handen van de stagiair. Dagelijkse feedbacksessies zijn gebruikelijk waarbij de eventmanager en de stagiair een checklist doornemen om ervoor te zorgen dat alle aspecten tijdig worden afgehandeld.
Op de dag van het daadwerkelijke evenement is de stagiair van het evenement meestal belast met de coördinatie achter de schermen met de verschillende leveranciers. Alledaagse dingen zoals het plannen van de parkeer- en loszones voor de verkopers en het bevestigen van de juiste bestelde artikelen werden afgeleverd bij de stagiair. Wanneer het evenement is begonnen, kan de evenementmanager deel uitmaken van de festiviteiten en zal de stagiair de leveranciers voortdurend in de gaten houden om ervoor te zorgen dat alles soepel verloopt.
Zodra het evenement is afgelopen, werken de manager en de stagiair van het evenementmanagement samen met de verkopers om ervoor te zorgen dat de locatie in perfecte staat wordt achtergelaten en dat alle materialen worden verwijderd. In de dagen na het evenement zal de stagiair werken om gehuurde of geleende items terug te geven en een rapport van de definitieve uitgaven op te stellen. De manager en de stagiair bespreken eventuele problemen en bepalen hoe ze verder moeten gaan. Zodra de laatste kosten zijn betaald, dient de stagiair het gebeurtenisrapport in en gaat door naar de volgende gebeurtenis.