Wat doet een Event Manager?

Een evenementenmanager is doorgaans betrokken bij het plannen en controleren van evenementen zoals feesten, recepties en congressen. Afhankelijk van de tewerkstellingssituatie van de evenementmanager, kan hij werken namens een verkoper, zoals een hotel of andere locatie waar vaak evenementen worden gehouden, of kan hij onafhankelijk van een specifieke leverancier werken. De hoeveelheid verantwoordelijkheid die wordt aangenomen door evenementmanagers varieert, maar in veel gevallen nemen ze de primaire verantwoordelijkheid voor de logistiek van het evenement en de coördinatie van alle leveranciers die aan het evenement bijdragen.

Hoewel veel mensen in staat zijn om kleine partijen en sociale bijeenkomsten thuis te plannen, kan het coördineren van grotere evenementen, met name wanneer verschillende externe leveranciers van goederen en diensten betrokken zijn, een belangrijke uitdaging zijn. Een goede evenementmanager kan samenwerken met een gastheer of gastvrouw om inzicht te krijgen in zijn of haar visie voor het evenement, het beschikbare budget en de beschikbare middelen evalueren en vervolgens leveranciers selecteren die geschikt zijn voor het evenement. Op de dag van het evenement is een evenementmanager meestal verantwoordelijk om ervoor te zorgen dat goederen en diensten worden geleverd zoals beloofd en dat het evenement soepel verloopt.

Als een evenementenmanager werkt voor een feestzaal, hotel of andere locatie, kan zijn rol enigszins verschillen van die van een onafhankelijke evenementenmanager. Veel evenementenlocaties hebben een strikt beleid met betrekking tot het gebruik van externe leveranciers, dus een evenementenplanner op een dergelijke locatie zou in de eerste plaats fungeren als een contactpersoon tussen de persoon of organisatie die een evenement wil organiseren en de goedgekeurde of interne verkopers van het pand. De evenementenplanner kan zijn klant adviseren over de juiste services die nodig zijn voor het evenement, zoals catering, bloemen, of zelfs een dansvloer en DJ. Hij zou er ook voor zorgen dat de ruimte op de juiste manier is ingericht voor het evenement en dat cateraars en andere verkopers en ondersteunend personeel hun taken waar nodig uitvoeren.

Onafhankelijke eventmanagers kunnen daarentegen worden belast met nog meer verantwoordelijkheid. De evenementmanager kan verantwoordelijk zijn voor het lokaliseren van een locatie en vervolgens onderhandelen over de kosten van het huren van de ruimte en de voorzieningen. Als de locatie externe leveranciers, zoals cateraars en bloemisten, toestaat, kan de evenementenplanner ook verantwoordelijk zijn voor het bestellen van eten en decor voor de evenementenruimte. Net als andere typen evenementmanagers is ze echter ook verantwoordelijk voor de coördinatie op de dag van het evenement.