Wat doet een Event Sales Coordinator?

Een coördinator voor de verkoop van evenementen wordt doorgaans ingehuurd om kaartverkoop voor een speciale gebeurtenis te organiseren of om het verkoopproces te beheren voor bedrijven die regelmatig evenementen organiseren. In beide gevallen is de verkoopcoördinator van het evenement een integraal onderdeel van het financiële succes van het evenement en moet hij meestal aan specifieke verkoopdoelen voldoen. Administratie en klantenservice zijn ook grote delen van het werk.

Speciale evenementen hebben een financiële structuur die afhankelijk is van kaartverkoop. Tickets moeten niet alleen worden verkocht, ze moeten meestal ook vóór het evenement worden verkocht. Evenementen zijn meestal afhankelijk van vooraf verkochte tickets om cashflow te bieden, zodat de organisatoren van het evenement vooraf kunnen betalen voor middelen om het evenement tot een succes te maken. De persoon die de kaartverkoop coördineert, wordt beschouwd als een van de belangrijkste medewerkers van de organiserende bemanning.

Bij eenmalige speciale evenementen is de coördinator van de evenementverkoop meestal verantwoordelijk voor het opstellen van een kaartverkoopplan. Dit plan beschrijft hoe het verkoopverzoekproces zal werken, hoe betrokken partijen en potentiële nieuwe markten worden betrokken, en de verwachte timing van de instroom van kasmiddelen. De coördinator moet ook toezicht houden op het administratieve proces rond het verzamelen van geld, het registreren van verkopen en het leveren van een aankoopbewijs.

Het beheer van het verkoopproces kan het opzetten van verschillende betaalmethoden omvatten, ervoor zorgen dat de betaling via internet kan worden uitgevoerd en de betaling in een elektronisch gastbeheersysteem kan worden verwerkt. Evenementen hebben meestal participatieniveaus die verschillende bedragen kosten. Voor een evenement is een van de belangrijkste dingen om ervoor te zorgen na het promoten van de kaartverkoop dat mensen die hebben betaald, op de juiste manier op het juiste niveau van deelname kunnen worden geïdentificeerd op de dag van het evenement. Dit alles valt meestal onder de functiebeschrijving van de coördinator voor de verkoop van evenementen.

Verkoopcoördinatoren moeten ook een onberispelijke klantenservice bieden en de achterkant van het evenement beheren. Hij moet ervoor zorgen dat aanwezigen weglopen om zich het volgende jaar opnieuw voor het evenement te registreren, als het jaarlijks doorgaat. De verkoopcoördinator van het evenement verzoent papierwerk, rapporteert over de definitieve verkoopcijfers en bereidt zich voor op de verkoopinspanningen van volgend jaar, indien van toepassing.

Een ander soort evenementenscenario dat een verkoopcoördinator in dienst heeft, is de cateringafdeling van een restaurant of hal. Dit soort instellingen bedienen groepen die dienst reserveren voor speciale gelegenheden. In dit scenario is de verkoopcoördinator van het evenement altijd bezig met een nieuwe groep, in plaats van met een eenmalige speciale gebeurtenis. Hij is verantwoordelijk voor het boeken van groepen en het beheren van de verkoop van eten en drinken wanneer ze aankomen. De coördinator zorgt ervoor dat het gegeten voedsel correct aan de klant wordt gefactureerd en stemt het evenement af met de inname van contanten aan het einde van de dag.