Wat doet een verkoopcoördinator van evenementen?

Een verkoopcoördinator van evenementen wordt meestal ingehuurd om de kaartverkoop te organiseren voor een speciaal evenement of om het verkoopproces te beheren voor bedrijven die regelmatig evenementen houden. In beide gevallen is de verkoopcoördinator van evenementen een integraal onderdeel van het financiële succes van het evenement en moet meestal specifieke verkoopdoelen bereiken. Administratie en klantenservice zijn ook grote delen van het werk.

Speciale evenementen hebben een financiële structuur die afhankelijk is van kaartverkoop. Niet alleen moeten tickets worden verkocht, ze moeten meestal worden verkocht voorafgaand aan het evenement. Evenementen zijn meestal afhankelijk van de voorschot van de ticketverkoop om cashflow te bieden, zodat de organisatoren van het evenement vooraf kunnen betalen voor middelen om het evenement tot een succes te maken. De persoon die de kaartverkoop coördineert, wordt beschouwd als een van de belangrijkste medewerkers van de organiserende bemanning.

Met eenmalige speciale evenementen is de verkoopcoördinator van het evenement meestal verantwoordelijk voor het bedenken van een ticketverkoopplan. Dit plan geeft aan hoe het verkoopverzoekproces zal werken,Hoe betrokken te zijn bij betrokken partijen en prospect voor nieuwe markten, en de verwachte timing van de instroom van cash. De coördinator moet ook toezicht houden op het administratieve proces rond het innen van geld, het registreren van verkoop en het leveren van een aankoopbewijs.

Administratie van het verkoopproces kan het opzetten van verschillende betaalmethoden inhouden, ervoor zorgen dat betaling via internet kan worden gedaan en de betaling kan verwerken in een elektronisch gastbeheersysteem. Evenementen hebben meestal deelniveaus die verschillende bedragen kosten. Voor een evenement is een van de belangrijkste dingen om te zorgen na het promoten van ticketverkoop dat mensen die hebben betaald op de dag van het evenement correct kunnen worden geïdentificeerd op het juiste deelniveau. Dit alles valt meestal onder de functiebeschrijving van de verkoopcoördinator van het evenement.

Verkoopcoördinatoren moeten ook een onberispelijke klantenservice leveren en deachterkant van het evenement. Hij moet ervoor zorgen dat bezoekers weglopen die zich het volgende jaar opnieuw voor het evenement registreren, als het jaarlijks doorgaat. De verkoopcoördinator van het evenement verzoent papierwerk, rapporteert over de uiteindelijke verkoopcijfers en bereidt zich voor op de verkoopinspanningen van volgend jaar, indien van toepassing.

Een ander type evenementenscenario dat een verkoopcoördinator in dienst heeft, is de cateringafdeling van een restaurant of hal. Dit soort vestigingen bedienen groepen die service reserveren voor speciale gelegenheden. In dit scenario is de verkoopcoördinator van evenementen altijd bezig met een nieuwe groep, in plaats van met een eenmalig speciaal evenement. Hij is verantwoordelijk voor het boeken van groepen en het beheren van de verkoop van eten en drinken wanneer ze aankomen. De coördinator zorgt ervoor dat het voedsel dat wordt gegeten goed aan de klant wordt gefactureerd en verzoent het evenement met de inname van de geld aan het einde van de dag.