Wat doet een evenementenspecialist?
Een evenementenspecialist is een ervaren professional die alle details afhandelt of superviseert die nodig zijn om een evenement te plannen. Deze details omvatten alles van het vinden van de ideale locatie tot het kiezen van het soort gerechten en bestek dat zal worden gebruikt. Het werk vereist lange uren, extreme aandacht voor detail en uitstekende organisatorische vaardigheden.
Het werk van een evenementenspecialist is extreem veeleisend en vereist vaak lange uren, vooral in de laatste dagen voorafgaand aan een evenement. Specialisten werken samen met klanten om hun behoeften en verwachtingen te bepalen en streven ernaar die verwachtingen te overtreffen. In de evenementenplanningbranche is mond-tot-mondreclame uiterst waardevol en zal een tevreden klant de naam van de specialist doorgeven aan andere potentiële klanten, net zoals een ongelukkige klant het woord verspreidt en mogelijk de reputatie van een evenementenspecialist verpest. Om deze reden moet elk deel van het plan een back-up hebben voor het geval er iets misgaat, zoals een cateraar die op het laatste moment afhaakt.
Organisatorische vaardigheden zijn een must voor een evenementenplanner, omdat het werk zelf bestaat uit het organiseren van veel kleine details in één groot geheel. Specialisten zijn verantwoordelijk voor het inhuren van iedereen, van cateraars tot entertainment. Ze regelen gastsprekers, zorgen ervoor dat de belangrijkste gasten de best mogelijke accommodatie en vervoer naar het evenement hebben en houden de kosten van het hele evenement binnen het budget van de klant. Het regelen en onderhouden van alle details vereist ook zorgvuldige registratie en onderzoeksvaardigheden.
Een succesvolle evenementenspecialist heeft vaak tal van contacten in de evenementenplanning, waaronder de foodservice-, horeca-, entertainment- en grafische industrie. Het onderhouden van een goede zakelijke relatie met contacten is het hele jaar door een taak, maar het loont vaak omdat de specialist die contacten kan gebruiken om zowel plannen als back-upplannen te maken. Het bijwonen van conferenties en andere evenementen is een goede manier voor een evenementenspecialist om nieuwe contacten te ontmoeten en een aantal nieuwe ideeën over evenementplanning in het algemeen te verzamelen.
De opleidingseisen voor een evenementenspecialist variëren. Grote bedrijven die specialisten op het personeel willen inhuren, geven vaak de voorkeur aan kandidaten met een universitaire opleiding, hoewel jarenlange ervaring met het organiseren van succesvolle evenementen deze eis kan vervangen. Degenen met een diploma hebben ze vaak op een gebied zoals marketing, public relations of gastvrijheid. De meeste evenementenspecialisten werken voor iemand anders totdat ze voldoende ervaring hebben opgedaan om hun eigen bedrijf te starten.
Het salaris van een evenementenspecialist varieert aanzienlijk, afhankelijk van ervaring, locatie en werklast. Het werk is misschien niet altijd stabiel; een specialist kan drie maanden lang back-to-back-evenementen hebben, en dan gedurende enkele maanden geen evenementen. Terwijl evenementenspecialisten die in een bedrijf werken bij een enkel bedrijf regelmatig salaris ontvangen, ontvangen degenen die voor zichzelf werken een veel onregelmatiger schema en moeten ze goede vaardigheden op het gebied van geldbeheer gebruiken om ervoor te zorgen dat het droog blijft tijdens het werk.