Wat doet een Office-assistent?
Kantoorassistent is een vage term die veel verschillende soorten taken in een kantoor kan beschrijven. Het kan soms synoniem worden gebruikt met woorden als administratief medewerker, of het kan verwijzen naar ondersteunend kantoorpersoneel dat het werk van administratief medewerkers, uitvoerend medewerkers of secretaresses helpt. De gemiddelde kantoorassistent kan verschillende taken in de kantooromgeving uitvoeren en heeft over het algemeen elementaire kantoorvaardigheden nodig voor de taak.
Een kantoorassistent van dit laatste type kan een van de volgende taken uitvoeren:
- Beantwoord telefoons
- Bewaar en organiseer informatie
- Neem berichten op
- Boodschappen doen
- Type
- Voer gegevensinvoer of tekstverwerking uit
- Werk om ander kantoorpersoneel te ondersteunen
- Bedien kantoorapparatuur zoals kopieerapparaten of faxapparaten
- Gebruik specifieke programma's zoals Microsoft Word®, Excel® of Access®
- Klantondersteuning bieden
- Hulp bij kantoorboekhouding
Meer geavanceerde kantoorassistenten kunnen verantwoordelijk zijn voor het runnen van een kantoor, het direct ondersteunen van leidinggevenden en het begeleiden van andere kantoormedewerkers. Wanneer ondersteuning aan leidinggevenden of medewerkers op hoog niveau directer is, kan de kantoorassistent meestal een administratieve of uitvoerende assistent worden genoemd. Als de kantoorassistent toezicht houdt op andere werknemers, kan hij of zij een officemanager worden genoemd.
Vaak moeten kantoormedewerkers werknemers zijn die van alle markten thuis zijn. Ze moeten goede typevaardigheden hebben, bereid zijn bestellingen van andere medewerkers aan te nemen, klaar zijn om in verschillende capaciteiten te werken en op zijn minst beginnen met kennis van typische kantoorsoftware. Werk kan van dag tot dag variëren en kan afhangen van de huidige behoeften van het kantoor. U kunt op een dag gegevens invoeren, de volgende dag indienen en promotiemateriaal op een andere dag faxen of verzenden. Soms als het kantoor op klantenservice is gebaseerd, kan de mate waarin u bezig bent afhankelijk zijn van klantenverkeer.
Een kantoorassistent kan certificaatprogramma's hebben afgerond via handelsscholen of community colleges. Anderen hebben middelbare schooldiploma's, en weinigen missen dat zelfs. De belangrijkste vaardigheden waarnaar wordt gezocht, zijn het vermogen om snel en nauwkeurig te typen, goede telefoonmanieren, goede mensenvaardigheden en aangetoond vermogen om georganiseerd te worden. Andere bedrijven willen ervoor zorgen dat u met kantoorsoftware kunt werken, en sommige bedrijven vereisen dat u tests op dergelijke software uitvoert om de mogelijkheden aan te tonen.
Wanneer kantoorassistenten echt directe assistenten zijn voor professionals, kunnen hun taken meer gericht zijn. Ze zullen in wezen doen wat kantoortaken nodig zijn, zodat de professional dat niet hoeft te doen. Administratieve en uitvoerende assistenten hebben meestal meer ervaring met kantoorsoftware en treden vaak op als tussenpersoon voor klanten en hun leidinggevenden. Ze kunnen kantoren beheren en kantoormedewerkers inhuren en ontslaan die hen kunnen helpen bij hun ondersteuning van de professional.
Aangezien de term zoveel dingen kan betekenen, kan het loonbereik ook variabel zijn. De kantoorassistent met minimale kantoorvaardigheden kan iets meer verdienen dan het minimumloon. Administratieve assistenten kunnen een hoger salaris opdragen, met een gemiddeld salaris in de range van $ 30.000 US Dollar (USD). Velen verdienen veel meer dan dit, afhankelijk van hun ervaring en taken.